Электронный архив государственного регистра недвижимости Казахстана
О внедрении системы электронного архива регистра недвижимости Казахстана на базе системы «Летограф».
Республика Казахстан — одна из наиболее продвинутых в плане информатизации стран на постсоветском пространстве. Внедрение передовых информационных технологий упрощает и повышает качество оказания государственных услуг. В конце 2008 года компания «Летограф ИТ Консалтинг и услуги Казахстан» по заказу Министерства юстиции Республики Казахстан завершила проект по созданию электронного архива регистра недвижимости на базе системы «Летограф». Система автоматизации документооборота, управления бизнес-процессами и интеграции корпоративных приложений «Летограф» разработана на платформе InteSystems Ensemble компании InterSystems.
В конце 2008 года Министерство юстиции Республики Казахстан успешно завершило реализацию проектов по внедрению систем «Государственная база данных регистра недвижимости» (ГБД РН) и «Электронный архив регистра недвижимости» (ЭАРН). В результате государство получило не только систему, обеспечивающую контроль и фиксацию всех сделок по купле-продаже, а также любых других изменений прав собственности и обременений на недвижимое имущество на территории страны (ГБД РН), но и возможность организовать надежное хранение и быстрый доступ к электронным образам правоустанавливающих документов (ЭАРН).
Архив правоустанавливающих документов размещается в областных и районных центрах Республики Казахстан. Только в 16 областных департаментах Министерства юстиции размещен архив размером более 50 млн. бумажных документов. Ежедневно в архив каждого департамента приходит более 600 запросов о предоставлении документов для оперативной работы. Любая необходимость обращения к этим документам сопровождается огромными потерями времени: сотрудник должен найти необходимые бумаги, получить их из архива, а затем вновь вернуть их в хранилище.
Чтобы оптимизировать работу с документами архива, искоренить возможность совершения незаконных сделок и подлога документов, а также минимизировать время на регистрацию документов, в Министерстве юстиции Республики Казахстан было принято решение перевести архив правоустанавливающих документов в электронный вид. Кроме того, электронный архив должен быть интегрирован с ГБД РН — необходимо было обеспечить пользователям ГБД РН возможность просматривать электронные образы правоустанавливающих документов непосредственно из интерфейса ГБД РН.
Тендер на создание ЭАРН выиграла компания «Летограф ИТ Консалтинг и услуги Казахстан», которая уже не первый год работает на рынке Казахстана. Силами специалистов компании уже был реализован аналогичный проект по построению электронного архива для Центра по недвижимости по Алматы.
Генеральный директор компании «Летограф» Глеб Лукин отмечает: «Обладая большим опытом ведения проектов в России и странах СНГ, мы можем сказать, что Республика Казахстан с точки зрения применения информационных технологий идет на целый шаг впереди многих стран и применяет системный подход к автоматизации. Для нас большая честь принимать участие в таком передовом проекте. Мы надеемся, что наш опыт и компетенция будут по достоинству оценены Заказчиками. Наша компания и в дальнейшем будет оказывать услуги только на самом высоком уровне».
Особенности проекта
В рамках проекта использовались технологии и решения компании «Летограф», InterSystems (для обеспечения возможности интеграции и организации хранения данных) и ABBYY (для обеспечения возможности распознавания).
Отличительная черта проекта — практически одновременное внедрение системы в 14 областях Республики Казахстан и в городах Алматы и Астана. Одновременное выполнение работ стало возможным благодаря тому, что первоначально система внедрялась в Астане, а в дальнейшем уже проводились работы по тиражированию решения в областные центры.
Использование технологии, разработанной специалистами «Летограф», позволяет осуществлять массовый перевод бумажных документов в электронный вид силами только специалистов заказчика, без привлечения внешних подрядчиков. Для создания технологии массового ввода данных с помощью специализированных средств был промоделирован и предложен наиболее оптимальный набор и последовательность операций по оцифровке документов, а также определено количество сотрудников, выполняющих эти операции. Темп наполнения архива электронными образами документов полностью соответствует задачам, поставленным руководством Министерства юстиции.
Министерство юстиции Республики Казахстан — центральный исполнительный орган Республики Казахстан, осуществляющий руководство, а также в пределах, предусмотренных законодательством, межотраслевую координацию в сфере деятельности, отнесенной к его компетенции. Основными задачами Министерства являются правовое обеспечение деятельности государства, поддержание режима законности в работе государственных органов, организаций, должностных лиц и граждан, обеспечение защиты прав и законных интересов граждан и организаций. Министерство имеет территориальные органы в областях, городах Астане и Алматы и ведомства: Комитет регистрационной службы, Комитет по правам интеллектуальной собственности, Комитет уголовно-исполнительной системы, Комитет по организации правовой помощи и оказанию юридических услуг.
ЭАРН предоставляет возможность осуществления поиска информации как по регистрационным данным, так и по данным электронного образа документа. Документ, размещаемый в электронном архиве, проходит процедуру распознавания как текста (для дальнейшего полнотекстового поиска), так и штрих-кода (для дальнейшей идентификации документа). Для реализации всех процессов распознавания применяется серверный продукт ABBYY Recognition Server.
Благодаря сервисно-ориентированной модульной архитектуре системы «Летограф» и интеграционным возможностям платформы для быстрой разработки и интеграции приложений InterSystems Ensemble, на которой эта система базируется, удалось создать решение, полностью отвечающее требованиям заказчика, и осуществить интеграцию с ГБД РН.
«Летограф» — единственная на российском рынке система управления документами, которая создана на основе встроенной корпоративной интеграционной платформы. В связи с этим «Летограф», в отличие от других СЭД, может решить вопросы по интеграции корпоративных приложений. В свою очередь, InterSystems Ensemble, по мнению разработчиков, обеспечивает быструю интеграцию с любыми информационными системами заказчиков и их надежное управляемое взаимодействие.
«Традиционные подходы к разработке приложений уже не дают возможности создать решения, отвечающие современным требованиям заказчиков. Принципы сервисно-ориентированной архитектуры, заложенные в систему «Летограф», позволяют создавать «композитные» приложения, представляющие собой набор сервисов, часть которых предоставляется данной системой, а часть — интегрированными уже существующими системами, а также решать любые задачи документооборота и построения электронных архивов», — говорит Вадим Федоров, директор по работе с партнерами InterSystems.
Реализация проекта
На первых этапах проекта («Формирование требований» и «Техническое задание») было проведено обследование деятельности архивов департаментов Министерства юстиции, и разработаны технические задания как на систему электронного архива, так и на интеграцию ЭАРН с ГБД РН.
В рамках проекта специалисты «Летограф ИТ Консалтинг и услуги Казахстан» использовали технологию массового ввода документов, специально разработанную в компании для обеспечения возможности выполнения работ по переводу документов в электронный вид силами только специалистов заказчика. Специальная методика штрих-кодирования, используемая при создании электронного архива, позволила сохранить исходную структуру регистрационных дел. Для обеспечения данной возможности в рамках проекта были выполнены работы по интеграции ЭАРН со специализированным программным обеспечением для печати штрих-кодов.
Благодаря возможностям интеграционной платформы было осуществлено взаимодействие используемой в департаментах ГБД РН с системой «Летограф». «Система электронного архива была интегрирована с ГБД РН таким образом, что в интерфейсе государственной базы данных регистра недвижимости появилась возможность просмотра электронных образов правоустанавливающих документов. Это позволило сохранить привычный стиль работы пользователей системы», — отметил Глеб Лукин.
Для сохранения электронных образов документов в системе «Летограф» используется мощная система хранения данных InterSystems Ensemble, обеспечивающая, по словам разработчиков, надежное хранение и быстрый поиск информации. Серверы, развернутые в
По словам Николая Кречетова, главы российского представительства InterSystems, в конкурирующих решениях, построенных на других технологиях, для хранения архивов документов, объем которых измеряется терабайтами, и обеспечения приемлемого по скорости доступа, пришлось бы разворачивать специализированные дорогостоящие программно-аппаратные решения, что значительно увеличило бы стоимость проекта, снизило скорость внедрения и усложнило дальнейшее сопровождение системы.
«Летограф ИТ Консалтинг и услуги Казахстан» — представитель российской компании «Летограф», разработчика программного обеспечения для государственных и коммерческих предприятий. Казахстанское представительство оказывает комплекс услуг по внедрению и сопровождению системы «Летограф» — программного продукта для управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений.
Для реализации такого сложного и полномасштабного проекта недостаточно только создать и развернуть решение на местах, необходимо также использовать единый центр управления проектом («диспетчерский центр»). В диспетчерский центр поступает информация о техническом состоянии используемых систем, статистика по скорости наполнения электронного архива. На базе диспетчерского центра реализован портал технической поддержки пользователей.
С помощью InterSystems Ensemble в диспетчерском центре, в частности, собираются ключевые показатели эффективности работы развернутых в филиалах систем. В каждом регионе работают специализированные «бизнес-службы», периодически выполняющие поисковые запросы к установленной локальной версии программного обеспечения и передающие результаты выполнения запросов (статистические данные о работе системы) в диспетчерский центр.
Временные рамки
Завершив работы по настройке и адаптации системы «Летограф» под конкретную специфику работы с архивом документов и выполнив интеграцию с ГБД РН, компания приступила к внедрению системы во всех департаментах. Одновременное выполнение работ по развертыванию решения в
InterSystems Corporation более 30 лет специализируется на выпуске программных платформ для профессиональных разработчиков приложений и крупных корпораций. InterSystems предлагает объектную систему управления базами данных InterSystems Cache, платформу для быстрой интеграции приложений InterSystems Ensemble, платформу для обмена медицинскими данными InterSystems HealthShare, а также InterSystems DeepSee — средство для бизнес-анализа данных в режиме реального времени. InterSystems обеспечивает поддержку и обслуживание более 4 млн. пользователей, работающих в самых разных отраслях. 22 региональных филиала корпорации обслуживают интеграторов и разработчиков программного обеспечения в 88 странах мира. Партнерская сеть InterSystems насчитывает более 1500 компаний. Штаб-квартира InterSystems находится в Кембридже, штат Массачусетс, США.
По словам Глеба Лукина, «такой короткий срок реализации проекта обусловлен наличием большого опыта аналогичных внедрений у компании и внимательным отношением со стороны заказчика. Конечно, в процессе выполнения такого полномасштабного проекта возникали технические трудности. Предусмотреть все нюансы было непросто, но нашим командам это удалось сделать. Возникающие сложности были спрогнозированы, удачно преодолены и проект завершился в установленные государственным контрактом сроки, — говорит он. — Хочу также отметить взвешенный подход к выполнению проекта со стороны заказчика и хорошую организацию коммуникации на всех уровнях: от руководства в министерстве до соответствующих руководителей в Департаментах юстиции на местах».
«Деятельность областных Департаментов юстиции Республики Казахстан связана с оказанием правовой помощи и регистрационных услуг населению, — говорит Мусин Багдат, советник министра по информационным технологиям Министерства юстиции Республики Казахстан. — Для обслуживания населения мы стремимся использовать самые передовые информационные технологии, соответствующие мировым стандартам. Я уверен, что внедрение электронного архива на базе системы «Летограф» решит задачу повышения качества и оперативности обслуживания заявителей».
Результаты проекта
В настоящий момент электронный архив регистра недвижимости развернут в 16 городах Республики Казахстан. Создаваемый территориально-распределенный архив (50 млн. документов) будет размещен в хранилище общим объемом 48 терабайт. Автоматизированы процессы по учету и ведению регистрационных дел, выполнена интеграция с ГБД РН.
Для повышения эффективности управления и контроля со стороны руководящего состава Министерства и со стороны компании, отвечающей за техническое сопровождение, было создано специальное решение («диспетчерский центр»). Диспетчерский центр позволяет контролировать ключевые показатели деятельности территориально-распределенной системы, обеспечивая их сбор, консолидацию, представление в виде отчета на единый сервер центра управления, к которому имеют доступ технические специалисты, подрядчики и руководящий состав Министерства.
Сейчас заказчик приступил к переводу документов архива из бумажного вида в электронный. Образы документов хранятся в базе в формате PDF. Пользователи ГБД РН получили возможность доступа к электронным образам правоустанавливающих документов непосредственно из интерфейса системы.
По окончании сканирования массива бумажных документов заказчик собирается передать их на постоянное хранение в госархив, что позволит исключить возможность любого подлога и потери.
Результатом проекта стало сокращение сроков рассмотрения заявлений граждан, высокая скорость поиска архивных документов, повышение удобства их просмотра, повышение срока сохранности документов и обеспечение контроля доступа к документам.
Комментарии