Как компании сделать систему снабжения эффективнее?

Закупки — это важная часть любого бизнеса, будь то государственная компания или металлургический завод. Именно закупщики организуют поставку всего нужного для работы компании от ручек и скрепок до трансформаторов и конвейерных лент.

Но насколько эффективны закупки в казахстанских компаниях сегодня? Эксперты считают, что осталось еще большое пространство для улучшений, чтобы повысить эффективность закупок и принести пользу всем сторонам: руководству бизнеса, работникам и самим поставщикам.

Сделать партнерами, а не поддержкой

18 апреля в Астане прошел бизнес-завтрак на важную для казахстанского бизнеса тему «Построение высокоэффективной функции снабжения», где обсуждали современные тенденции и подходы к построению высокоэффективной модели и автоматизации функции снабжения. Почему эта тема важна, хотя, казалось бы, все системы у бизнеса давно настроены и работают?

Эксперты компании Axellect считают: чтобы бизнес успешно развивался, нужно отходить от традиционных подходов к организации закупок, переходя к использованию передовых.

Николас Гутиеррес, управляющий директор Axellect, отмечает, что снабжение должно быть партнером в бизнесе, а не поддерживающим процессом.

«Мы не должны организовывать „Олимпийские игры“. Мы должны покупать дешевле и при этом самое лучшее из того, что бизнесу нужно, а не просто самое дешевое, как зачастую делается сейчас. В этом заключается разница между снабжением как партнерством и как процессом», — сказал на бизнес-завтраке Николас.

Если объяснять детальнее, то работники системы снабжения (или закупок, если так привычнее), должны изучать внутренние потребности производства и работников, чтобы подбирать лучшие предложения на рынке, а не самые дешевые.

В результате этого выигрывает компания, получая лучшие товары, оборудование и услуги, которые лучше подойдут к особенностям производства и будут работать надежнее.

При этом, напоминают эксперты Axellect, нельзя подходить одинаково к закупкам всех товаров — должны быть отличия в зависимости от специфики товара. Нельзя закупать канцелярские товары и сложное высокотехнологичное оборудование по одному алгоритму, поскольку это совершенно разные рынки и категории товаров.

В этой связи интересно посмотреть на опыт того, как эволюционируют системы снабжения в бизнесе. Об этом рассказал Максим Коровин, старший менеджер Axellect в практике стратегического консалтинга.

Все начиналось с простой поддержки бизнеса в виде покупки того, что нужно компании прямо сейчас или в течение краткосрочного объема. Затем началось усложнение — увеличение объемов закупок «с запасом», расширение географии поставщиков и ведение переговоров с поставщиками, формируя с ними уникальные предложения в виде скидок и стабильного партнерства.

Эти и другие этапы представлены на иллюстрации ниже.

Но после этого начинается заметное усложнение систем снабжения, когда они начинают проактивно приносить пользу бизнесу. Здесь следует упомянуть разработку стратегий снабжения, внедрение категорийных стратегий (то есть разделение подходов к закупке в зависимости от вида товара) и углубление партнерства с поставщиками, включая рамочные контракты и цифровизацию рутинных операций.

Если говорить о Казахстане, то большинство компаний пока не вышли далее третьего уровня с внедрением категорийных закупок. Чтобы продвинуться дальше и сделать системы снабжения эффективнее для бизнеса, нужно изучать мировые тенденции.

Именно так можно сделать снабжение настоящим партнером для всего бизнеса. Оно будет не только экономить деньги, но и поддерживать производство поставками самых лучших товаров с рынка, тем самым создавая дополнительную ценность для компании.

О мировых тенденциях

Все мировые тенденции фактически сводятся к следующему: нужно менять взгляды на то, что такое снабжение и как работники этой системы должны работать. Основной момент здесь, отмечает Максим Коровин — в переходе от транзакционного обеспечения к стратегическому управлению.

Так, следует внедрять дифференцированный подход, когда идет постоянная синхронизация приоритетов закупок с приоритетами бизнеса.

Еще один важный момент — это фокус на долгосрочные отношения. При таком подходе базы поставщиков сокращаются, но при этом с рядом лучших поставщиков сотрудничество углубляется и формируются партнерства. Это позволяет закупщикам и поставщикам заниматься долгосрочным планированием поставок и договариваться о скидках и бонусах для бизнеса.

Четвертый момент — это автономные закупки, когда закупщики исключаются из операционного цикла за счет автоматизации процесса с выстраиванием прямого взаимодействия заказчик — поставщик. Благодаря этому происходит автоматизация рутинных операций и ускоряется поставка товара для производства.

Разумеется, нельзя обойтись без интегрированных IT-решений. В их числе, например, переход на облачные решения и бесшовная интеграция всех этапов процесса снабжения. Это поможет заказчикам, закупщикам и поставщикам быстрее обрабатывать заявки и, соответственно, сокращать сроки доставки нужных товаров.

И самое главное — это расширение роли закупок, когда они переходят от операционной поддержки бизнеса к стратегическому бизнес-партнеру. Если бизнес учитывает и применяет все перечисленные тренды, то система снабжения начинает помогать ему наращивать доходы.

С чего начать?

Тем не менее, практики закупок в СНГ, включая и Казахстан, по-прежнему отстают от среднемировых, что хорошо видно на иллюстрации ниже.

Именно эта иллюстрация отвечает на вопрос, почему казахстанскому бизнесу нужно уже сегодня думать о совершенствовании своей системы снабжения.

Одним из первостепенных решений для этого, рассказывает Дмитрий Сухов, старший менеджер Axellect в практике стратегического консалтинга, может стать «разделение труда» в отделах закупок.

«Какой основной принцип в конвейерном производстве? Это разделение операций и обязанностей исполнителей над определенной операцией. Если кто-то крутит гайки — то он крутит гайки, кто-то другой ходит с отверткой или сварочным аппаратом. Они знают свое дело и хорошо с этим справляются. Но возьмем традиционные закупки. Люди там и отрабатывают заявки, и проводят тендеры, и контролируют поставки. Но параллельно с этим идет поток новых заявок и круг идет бесконечно. Он не успевает изучать рынок и искать новые решения для бизнеса», — объясняет Дмитрий.

Представить это можно на примере так называемых переговорщиков в отделах закупках — людей, которые общаются с поставщиками и профессионально добиваются лучших условий поставки.

«Но они заняты рутиной документооборота вместо того, чтобы говорить с партнерами и искать хороших поставщиков. То есть хорошие системы снабжения построены на разделении функций», — добавляет Дмитрий Сухов.

На иллюстрации ниже видно, как это работает: в существующих системах снабжения один и тот же сотрудник отвечает за все этапы закупок, в то время как в лучших практиках функции делятся между разными специалистами. И каждый из них эту отдельную функцию выполняет лучше и эффективнее, чем когда все это вместе делает один человек.

«Еще одним улучшением может стать смена спотовых закупок на рамочные договоры. Это означает, что компания перестает закупать товары и услуги тогда, когда они нужны „прямо сейчас“, а делают рамочные долгосрочные контракты с поставщиками, чтобы они поставляли товары по запросу», — рассказывает эксперт Axellect.

В этом есть несколько плюсов: каждая поставка товара или услуги не требует новых тендерных процедур. То есть бизнес получает стабильного поставщика на заранее известный период с известными расходами.

Цифровизация в помощь

Разумеется, современная система снабжения немыслима без оцифровки закупочной деятельности. Основной метод в этом направлении — внедрение SRM-систем, которые берут на себя все процессы и документооборот по закупкам в компании.

Что дает их внедрение? Рассказывает Алексей Макаров, эксперт Axellect по автоматизации закупок.

Первое — это сокращение сроков закупки благодаря ускорению согласования и обмена документами, а также упрощению процесса подготовки документации. Все будет в электронном виде и формироваться автоматически.

Второе — повышение прозрачности закупок за счет унификации бизнес-процессов и закрепления ответственности за сотрудниками. Программа покажет, на каком этапе и какие происходят изменения в процессе закупки.

Третье — это высвобождение до трети персонала за счет снижения трудоемкости процессов и сокращения числа рутинных операций.

Нельзя забывать и о сокращении бумажного документооборота. Все будет проходить в электронном виде — от первичной документации до договоров.

Также у бизнеса получится эффективнее вовлекать поставщиков в сотрудничество. В цифровой системе они смогут регистрироваться и проходить квалификацию, подавать свои предложения по товарам и услугам, а также вести обмен данными по заказам.

Благодаря этому получится отбирать только реальных поставщиков, которые будут поставлять нужные бизнесу товары и услуги, и напрямую работать с ними.

Конечно, напоминают эксперты Axellect, нужно заниматься обучением поставщиков, чтобы они могли эффективно работать на вашей цифровой платформе.

К примеру, можно проводить обучающие курсы или тренировочные тендеры, чтобы представители поставщиков смогли изучить ваши цифровую систему и корректно подавать заявки.

Весь описанный выше путь трансформации может показаться сложным и невыполнимым для отдельной компании. Но помочь вам с этим смогут специалисты компании Axellect, которые обладают экспертизой во всех секторах реальной экономики и опытом проектов по трансформации в странах СНГ.

Они сделают вашу систему снабжения эффективной и приносящей бизнесу деньги, при этом сопровождая проект до реального результата, не ограничиваясь лишь внедрением и консалтингом.

Подробную информацию о компании и ее услугах вы сможете найти на сайте. Там же указаны и контакты представителей в Казахстане, к которым вы можете обратиться за консультацией уже сегодня.