IBN: полный контроль над компанией

Рынок информационных технологий открывает все новые инструменты для успешного управления предприятием. IBN — это современный программный продукт на рынке Казахстана, предназначенный для управления проектами, бизнес-процессами, задачами и документами.

Основное преимущество системы IBN в том, что она делает работу сотрудников более прозрачной для руководителя. Руководитель получает информацию о том, кто чем занимается, сколько времени тратится на каждую задачу, каковы расходы и доходы по каждому проекту, состояние выполнения проекта, какие проблемы возникают и как они решаются. Такая подробная информация позволяет руководителю оперативно принимать взвешенные решения по планированию, управлению и перераспределению ресурсов. Детальная информация, содержащаяся в системе, используется для создания информативной отчетности. Причем очень многие отчеты, необходимые руководителю, система в состоянии сгенерировать автоматически. Другими словами, IBN реализует единую информационную среду для общения и взаимодействия, хранения документов и файлов. Эффективная организация совместной работы в системе достигается за счет мощного набора инструментов управления задачами и проектами, удобной организации информации и доступа к ней, наличия средств контроля исполнения задач и анализа выполненной работы. В IBN имеется единое файловое хранилище со средствами контроля версий, система учета рабочего времени пользователей, средства синхронизации с MS Project и интеграции с MS Office, система обработки запросов клиентов, мощная система отчетности, удобная система разграничения прав доступа и так далее.

Благодаря богатой функциональности система IBN позиционируется как альтернатива MS Sharepoint. В IBN также реализована возможность удаленной работы, для чего пользователю достаточно браузера. С системой могут работать внештатные сотрудники, сотрудники, находящиеся в командировке или в удаленных офисах, партнеры компании и даже клиенты. IBN дает отличную возможность организовать настоящее интернет-сообщество и перевести взаимодействие сотрудников компании на качественно новый уровень.

Ключевые объекты IBN — проекты и задачи. Планирование задач в рамках проекта можно проводить либо непосредственно в IBN, либо используя MS Project. IBN поддерживает двустороннюю конвертацию проектов с MS Project.

Мастер создания отчетов отличается высокой гибкостью и позволяет создавать широкий спектр разнообразных отчетов. Если возможностей мастера все же не хватит, можно разработать и подключить к системе собственный RDL-отчет.

Кроме того, вместе с IBN поставляется набор приложений IBN Tools, содержащий ряд обычных приложений, расширяющих функциональность системы. Они, например, позволяют редактировать документы Microsoft Office, находящиеся в файловом хранилище IBN, напрямую, без загрузки документа на компьютер пользователя. С их помощью можно публиковать файлы и создавать связанные с ними задачи напрямую из приложений MS Office.

Как видим, IBN — система, позволяющая эффективно организовать ежедневную совместную работу. Она окажется полезной для сотрудников любого уровня — от рядовых сотрудников до руководителей самого высшего звена.

Отметим отдельно плюсы использования системы для сотрудников и руководителя.

Плюсы для сотрудников:
— резко повышается информированность о ходе выполнения задач и проектов;
— снижается количество запросов от других сотрудников, появляется возможность сосредоточиться на работе;
— всегда имеется в наличии актуальный список дел;
— имеется мощный набор инструментов для оперативного обмена информацией с другими сотрудниками;
— совместно используемые документы по проектам находятся в разделяемом доступе с контролем версий;
— снижаются временные затраты на подготовку отчетов и на доклады о ходе работы;
— автоматические уведомления и напоминания помогают не забыть ничего важного;
— появляется возможность для полноценной удаленной работы.

Плюсы для руководителя:
— система предоставляет мощный набор средств для планирования и управления проектами;
— деятельность организации становится более прозрачной;
— появляются средства контроля за выполнением проектов и задач, за обработкой инцидентов и за деятельностью сотрудников;
— появляется возможность автоматически получать актуальную отчетность по проектам, задачам, инцидентам, по деятельности сотрудников;
— появляется возможность повысить точность планирования, исключить дублирование работы и более полно использовать имеющиеся ресурсы;
— становится возможным перевести часть сотрудников на удаленную работу, часть работ отдать на аутсорсинг;
— снижаются затраты на телефонную связь;
— открываются новые, ранее недоступные возможности по развитию компании (например, формированию вокруг компании интернет-сообщества).

Конечно, для того чтобы все эти плюсы реализовались, потребуется приложить усилия. Понадобится обучить сотрудников принципам совместной работы, привить определенную культуру использования средств IBN, дать возможность сотрудникам почувствовать мощь и потенциал системы. Как только люди почувствуют, что система реально снижает затраты времени и увеличивает производительность труда, они уже сами не захотят работать по-другому. Ряд успешных внедрений системы показывает, что процесс внедрения IBN вполне одолим и превосходно себя оправдывает.

Также стоит отметить, что по использованию системы IBN накоплена большая база информации. На сайте разработчика можно найти не только документацию и демонстрационные ролики, но и форум, где идет живое общение с заказчиками. Есть возможность скачать демоверсию и попробовать установить веб-портал у себя на сервере. Можно ознакомиться с возможностями системы еще проще — зарегистрироваться на сайте и получить онлайн-доступ к демоверсии.

Сертифицированным партнером по внедрению систем IBN на рынке Казахстана является компания «Pro-Fusion».