Шынар Галиева, CEO idocs: ЭДО как драйвер зрелости бизнеса

Технологический рынок Казахстана переживает этап стремительных изменений. Автоматизация охватывает все бизнес-процессы, компании все активнее внедряют цифровые решения. В такой динамике важно не просто следовать трендам, а понимать, как использовать новые технологии для реальной оптимизации бизнеса.

Об этом Profit.kz поговорил с Шынар Галиевой, генеральным директором idocs, первой казахстанской платформы электронного документооборота. Шынар поделилась взглядом на будущее ЭДО, ошибки внедрения и практические шаги для компаний.

ЭДО — это ускоритель. Он не исправляет хаос, а оцифровывает его

— Шынар, вы часто подчеркиваете, что автоматизация усиливает и сильные, и слабые стороны компании. Почему бизнесу необходимо сначала выстроить процессы, а уже затем внедрять ЭДО?

— Давайте начнем с самого определения. Автоматизация — это использование технологий и программного обеспечения для того, чтобы повторяющиеся и рутинные процессы выполнялись автоматически, без постоянного участия человека.

Чтобы внедрить автоматизацию, сами процессы должны быть четко определены. Если этого нет, система не решит проблему. ЭДО работает как «ускоритель». Он не исправляет хаос, а переводит его в цифровую форму. Если внутри компании неясна зона ответственности, дублируются функции или отсутствует логика согласования документов, автоматизация лишь закрепляет этот беспорядок и делает его быстрее. В результате бизнес получает не оптимизацию, а цифровой хаос.

— Какие ошибки чаще всего допускают компании, внедряя ЭДО «сверху», без подготовки?

— На нашей практике есть несколько типичных ошибок. Во-первых, недооценка культуры процессов. ЭДО — это не просто подключение сервиса. Это процесс, такой же важный, как бюджетирование, найм сотрудников или закупки. Его нужно внедрять системно, обучать сотрудников, формировать единые правила работы. Если люди привыкли работать по-своему, без регламентов, они будут воспринимать ЭДО как инструмент контроля, а не как помощника. Это рождает сопротивление и, как следствие, хаос.

Во-вторых, «автоматизация ради автоматизации». Когда внедрение ЭДО превращается в KPI «для галочки», без анализа процессов, без пилота и целей. Система может быть даже формально подключена, но ценности компания не увидит просто потому что не настроены инструменты контроля.

Хотя при правильном внедрении эффект очевиден: по опыту наших клиентов, сокращение операционных расходов на 15–40% и ускорение работы с документами в пять раз.

Хорошо выстроенные процессы сокращают время внедрения в разы

— С чего стоит начать компаниям, которые только подходят к внедрению ЭДО?

— Мы в idocs всегда рекомендуем поэтапный подход:

1. Провести аудит документооборота и выявить узкие места: ошибки, дублирование действий, задержки, потери документов.
2. Зафиксировать единый порядок работы с документами: прописать внутренние регламенты и положения.
3. Определить приоритетные процессы для пилота и метрики его успеха.
4. Запустить пилот в ограниченном масштабе, протестировать, доработать и обязательно обучить сотрудников.
5. Измерить эффект пилота: сроки подписания, количество ошибок, экономию ресурсов.
6. Масштабировать ЭДО на другие функции и подразделения и настроить инструменты контроля.

— Как выстроенные процессы помогают быстрее увидеть ценность от idocs?

— Когда процессы понятны, внедрение идет значительно быстрее. Приведу пример. Один из наших клиентов — крупная международная табачная компания с большой численностью и высокой текучестью кадров. Они четко знали свои процессы и понимали, какой результат ждут от внедрения ЭДО. За шесть месяцев мы вместе автоматизировали девять кадровых процессов, разработали 27 кастомных шаблонов документов и настроили две интеграции с их внутренними системами. Без такой базы это заняло бы в два-три раза дольше. В итоге: автоматизировано 90% кадрового электронного документооборота (КЭДО), время работы с документами сократилось в пять раз, исчез риск потерь, решен вопрос хранения и появился полный контроль жизненного цикла документов. Клиент доволен, и мы тоже.

— Какие инструменты idocs наиболее полезны после того, как процессная база создана?

— Я убеждена, что ценность любого инструмента определяется тем, насколько он встроен в реальную работу компании. Мы регулярно анализируем статистику использования и видим, что у клиентов в лидерах остаются три направления:

1. интеграции с 1С и 1С ЗУП позволяют встроить ЭДО в привычную экосистему и убрать рутину в бухгалтерии и HR;
2. массовые операции закрывают задачу крупных компаний, где нужно обрабатывать до тысячи документов за раз;
3. мобильное приложение критически важно для бизнеса, где руководители и сотрудники не привязаны к офису.

Каждый из этих инструментов отражает этап зрелости компании. Если бизнес готов управлять процессами, то интеграции и массовые операции экономят десятки человеко-часов. Если приоритет гибкость и скорость, мобильность становится ключевым фактором.

И еще один важный вектор — международный ЭДО (МЭДО). Это уже про выход на другой уровень зрелости: когда компания не просто оптимизирует внутренние процессы, а готова работать на равных с международными партнерами.

— За последний год в платформе idocs появилось немало новых функций — мобильное приложение, подписание через SMS, интеграции с 1С. Какие из этих решений особенно повлияли на эффективность клиентов?

— Мы всегда отталкиваемся от конкретных болей бизнеса. Поэтому новые функции можно разделить по сегментам:

1. Для малого и среднего бизнеса это все способы подписания: SMS, QR, мобильное приложение. Они позволяют работать «на ходу» и не зависеть от офиса или компьютера.
2. Для крупных компаний — модули интеграции с 1С и 1С ЗУП. Они позволяют импортировать большое количество документов из 1С в idocs, массово создавать на них маршруты и в пару кликов подписать до 1000 документов за раз. А интеграция с enbek.kz избавляет HR от дублирования работы.

Идем дальше: в этом году мы выпускаем обновление для работы с маршрутом документов. Это значит, что клиенты смогут еще гибче настраивать процесс под свои специфические задачи. Фактически каждая новая функция у нас появляется как ответ на практический запрос. И это главный критерий успеха, когда клиенты сразу видят, как изменяется их ежедневная работа.

— Вопрос безопасности традиционно один из ключевых. Какие уровни защиты и стандарты применяются в idocs, и что для вас приоритетно при развитии продукта?

— Информационная безопасность для нас критична и является вопросом первостепенной важности. Мы одна из немногих компаний в Казахстане, предоставляющих сервис ЭДО, которая выделяет серьезные ресурсы на защиту данных.

Мы имеем аттестацию Государственной технической службы (ГТС) — главного регулятора кибербезопасности в Казахстане. Ежегодно проходим внешние аудиты, например, CyberVadis и Cyber GRX, которые подтверждают соответствие международным стандартам кибербезопасности. Проводим регулярные сканирования и тесты на проникновение (пентесты) с использованием международных инструментов вроде BurpSuite и Nessus. Размещаем платформу в дата-центре уровня TIER III АО «Казтелепорт», имеющем лицензию на предоставление услуг, а также сертификации по информационной безопасности PCI DSS, ISO 27001 ОЦИБ. Используем лицензионные SSL-сертификаты с высоким уровнем шифрования для защиты всех веб-приложений. Обучаем сотрудников по стандартам кибербезопасности, включая курсы ЦАРКА (Центр анализа и расследования кибератак).

Для нас безопасность — это не просто технический аспект, а фундамент доверия. Клиенты доверяют нам документы, которые имеют юридическую силу, и мы не можем позволить себе ни малейшего риска.

МЭДО сокращает трансграничный обмен с недель до минут

— Международное сотрудничество становится все более актуальным. Как работает сервис МЭДО между Казахстаном и Россией и какие перспективы его расширения вы видите? Какие задачи с компаниями-партнерами по МЭДО вы решаете совместно и какие преимущества это дает клиентам?

— Сервис МЭДО между Казахстаном и Россией — это трансграничный юридически значимый документооборот, основанный на механизме доверенной третьей стороны (ДТС).

Как это работает: казахстанская компания подписывает документы ЭЦП, признанной на территории РК. Российский партнер получает их в своей системе и подписывает своей ЭП, действительной в РФ. После этого обе подписи проходят проверку доверенными третьими сторонами: с нашей стороны — АО «НИТ», с российской — ООО «Газинформсервис». Это гарантирует юридическую силу документа для обеих стран.

Раньше такой обмен занимал от 7 до 14 дней: нужны были курьеры, международные отправки, бумага. Сейчас процесс сокращается до 10 минут. Это совершенно другой уровень эффективности.

Важно подчеркнуть: на сегодняшний день idocs — единственная компания в Казахстане, которая предлагает юридически значимый МЭДО. Уже сегодня мы работаем в России с двумя партнерами — SimpSign и Контур.Диадок. В ближайших планах добавление еще одного крупного оператора и расширение географии сервиса МЭДО.

Для клиентов это значит одно: сделки становятся быстрее, прозрачнее и дешевле. Мы создаем решение, позволяющее казахстанским компаниями обмениваться документами с зарубежными партнерами из других стран так же быстро, легко и просто, как и внутри Казахстана.

Для государства — упрощение торговых процедур и рост внешнеэкономического оборота.

— Вы недавно вернулись с конференции ООН ЭСКАТО в Бангкоке. Какие тренды будут определяющими для рынка ЭДО?

— В июне я участвовала в Неделе безбумажной торговли ООН ЭСКАТО. Это ключевое мероприятие, которое продвигает идею упрощения международной торговли с помощью электронных документов и цифровых решений. Главная мысль, которая там звучала: цифровизация документооборота должна выходить за рамки отдельной компании или даже страны. Она должна стать частью единой региональной инфраструктуры доверия.

По моему мнению, в этой логике главным трендом становится использование механизма доверенной третьей стороны (ДТС) при трансграничном обмене. Это инструмент, который позволяет проверять электронные подписи и подтверждать юридическую силу документов между разными странами, даже если у них различается законодательство. По сути, речь идет о создании «мостов доверия» между цифровыми экосистемами.

idocs был приглашен как пример успешной реализации этого подхода. Мы представили наш продукт МЭДО — реальный кейс, где ДТС работает в бизнесе уже сегодня. И это подтверждает то, что такие решения будут становиться стандартом во внешнеэкономической деятельности.

Я убеждена, что будущее ЭДО — это не просто «цифра вместо бумаги». Это единое цифровое пространство доверия, где компании из разных стран обмениваются документами так же легко, как сейчас это делается внутри одной страны. И мы в idocs уже прокладываем эти маршруты для наших клиентов.