PROFIT Print Day: современные решения печати помогут бизнесу экономить. Видео

21 августа в Алматы состоялась конференция PROFIT Print Day, посвященная новейшим технологиям в печати и возможностям, которые они несут для бизнеса. Ключевой темой конференции стал вопрос о сокращении затрат на офисную печать путем оптимизации печатной инфраструктуры, стоящий весьма остро ввиду нынешней экономической ситуации. Конференция стала четвертой в серии ИТ-мероприятий PROFIT Day и первой в Казахстане, поднявшей тему оптимизации печатной инфраструктуры и сокращения расходов на печать.

В PROFIT Print Day приняли участие эксперты компаний Canon, Konica Minolta и Samsung Electronics. Они не только представили свои решения, но и поделились мнением о принципах построения офисной печатной инфраструктуры и способах сокращения затрат. Согласно ранее озвученным данным, порядка 40% распечаток выбрасываются в течение 24 часов, а средняя компания тратит до 6% своих доходов на управление документами. По мнению экспертов, большинство руководителей компаний не знают, во сколько им обходится печать. Многие считают, что цена печати складывается из стоимости тонера и закупленной бумаги, в то время как полная стоимость печати складывается из многих составляющих, а стоимость расходных материалов и самих устройств составляет всего 10% от полной стоимости печати.

«Чтобы узнать полную стоимость печати, вы должны посмотреть на „скрытые расходы“, которые не видны с первого взгляда. Современные технологии играют ключевую роль и помогают уменьшить эти расходы», — говорит Михаил Полунецкий, менеджер канала дистрибуции Canon.

Основную долю в стоимости печати занимает управление документами. На поиск, обработку и хранение документов приходится порядка 50% от всех затрат на печать. Сотрудники затрачивают более часа в день и более 9 часов в неделю на поиск и сбор информации. Именно этот пункт в наибольшей степени влияет на стоимость печати в компании и в первую очередь именно здесь необходима оптимизация. Помочь в этом может автоматизация рабочих процессов — инструменты сканирования и отправки, инструменты для поиска информации, а также инструменты для оцифровки документов.

Производство документов — второй пункт, значительно влияющий на стоимость печати. 25% от общей стоимости складывается из времени и трудовых затрат пользователей на работу с печатными устройствами. По мнению экспертов здесь необходимо максимально упрощать задачи пользователя путем упрощения печати и внедрения мобильных решений.

Еще 10% от полной стоимости печати в компаниях приходится на ИТ-поддержку и инфраструктуру. По данным, озвученным Михаилом Полунецким, до 21% времени сотрудники ИТ-департамента тратят на решение проблем печати. Кроме того, во многих компаниях слишком раздутый парк печатных устройств, которые используются нерационально. Весьма интересный факт озвучил один из спикеров конференции PROFIT Print Day: «Себестоимость владения настольного принтера гораздо выше коридорного устройства. Если вы расплодили настольные принтеры, вы очень сильно переплачиваете».

Неконтролируемая печатная инфраструктура, помимо прямых затрат, имеет и другую серьезную проблему, также способную привести к финансовым потерям — высокие риски безопасности. «Отсутствие контроля за печатной инфраструктурой и контроля над пользователем по печати — очень наболевший вопрос. Вы не знаете, кто и что печатает. Это отсутствие безопасности информации, из-за чего компания может потерять деньги. Безопасность печати всегда актуальна. Если бумажная копия „ушла“, никакое ПО уже не поможет», — считает Илларион Овчаров, директор по развитию партнерской сети ТОО «КМBSP» (Konica Minolta).

В связи со всеми вышеперечисленными факторами оптимизация печатной инфраструктуры является для бизнеса хорошим средством в экономии ресурсов. Выгоды от оптимизации вполне очевидны: прозрачность по парку печатной техники и отсутствие трат на «лишние» устройства; сокращение непроизводительной печати (здесь, кстати, эксперты приводят любопытный факт — внедрение контроля печати в компании снижает объем печати на 20-30% только за счет оповещения сотрудников об этом); снижение нагрузки на ИТ-отдел и высвобождение человеко-часов; полный контроль за расходными материалами.

Олег Даниленко, департамент корпоративного бизнеса, Samsung Electronics Central Eurasia:

— Сегодняшнее мероприятие показало, что интерес к печати есть — в условиях нынешней экономической ситуации люди интересуются как оптимизировать, как лучше управлять, на чем можно сэкономить.

Печатные аппараты становятся все умнее, большое внимание уделяется программному обеспечению. Помимо принтеров мы сегодня представили нашу систему ReCP (Rendering Engine for Clean Pages, технология чистой печати) — ничего подобного у конкурентов нет. Она позволяет восстанавливать шрифты, удалять артефакты. Наше оборудование позволяет сделать копию лучше, чем оригинал. Кроме того, у нас широкое покрытие сервисных центров по всему миру, включая и Казахстан. Мы находимся ближе к потребителю и даже предоставляем для наших сервисных партнеров в Алматы транспорт для выезда к клиентам.

Илларион Овчаров, директор по развитию партнерской сети ТОО «КМBSP» (Konica Minolta):

— Основная наша задача — донести заказчикам идею того, что все процессы, которые есть в компании, необходимо оптимизировать. Не исключением является и оптимизация печатной инфраструктуры, в которую входит всевозможное оборудование, различные процессы, документооборот и так далее. У Konica Minolta есть свой подход к этому вопросу — целая система Optimized Print Services (OPS), об этом мы сегодня и говорим. Основная цель — это, естественно, минимизация расходов (в кризисное время это очень актуально). Второй момент — эффективность работы. Снизить расходы — это одно. Надо еще сделать так, чтобы все процессы работали эффективно, что и приводит к снижению затрат. И третье — сделать все это прозрачным и контролируемым, поскольку на данный момент основная масса компаний абсолютно никак не контролирует свои расходы по печатной инфраструктуре, никак не контролирует оборудование, не контролирует сервис и ремонт. Все происходит очень хаотично. Мы призываем к тому, чтобы все это было контролируемо, эффективно, недорого.

Михаил Полунецкий, менеджер канала дистрибуции Canon:

— Актуальность вопроса очевидна. Не буду приводить статистические данные о том, сколько именно в процентном отношении составляют расходы на печать от бюджета компании. Что предлагаем мы? У нас есть «железо» в виде «imageRUNNER ADVANCE», о которых я сегодня рассказывал, у нас есть программное обеспечение. Но суть не в этом. Наша основная задача — не только рассказать людям о том, что есть у нас, но и услышать их пожелания. Наш рынок меняется в эту сторону — мы должны удовлетворять потребности клиента. Мы, конечно, пытаемся рассказать о новинках, пытаемся рассказать, в какую сторону движется рынок. Но в то же время нам обязательно нужен фидбэк, чтобы понимать, какие потребности у клиента есть, чтобы их грамотно удовлетворить.

Если компания решилась на смену печатной инфраструктуры, вероятнее всего какой-то анализ уже был сделан. Очевидно, что сначала должен быть проведен анализ той печатной инфраструктуры, которая существует. Для этого нужны инструменты, как правило — программные, которые есть у Canon, в том числе. Нужен анализ специалистов, и должно быть сформировано предложение с учетом пожеланий заказчика, которое решало бы насущные ключевые проблемы. Как мы уже говорили, это — не только и, может быть, не столько снижение себестоимости печати, но также и обеспечение безопасности документов, а также повышение производительности сотрудников с точки зрения выполнения ими печатных работ.

Посмотреть тви-трансляцию с конференции PROFIT Print Day.

Посмотреть фоторепортаж с конференции PROFIT Print Day.