Дорогу осилил бегущий

Опытом внедрения современной системы документооборота в АТФ Банке (Республика Казахстан) поделился управляющий директор этого финансового института.

Нашему банку, как и любому другому крупному кредитному учреждению, крайне важно обладать конкурентными преимуществами, такими как быстрое принятие решений по ключевым вопросам, безопасный и удобный доступ к документам… Добавим сюда упорядоченное движение информации между отделами, наличие корпоративной базы знаний, единое хранилище документов, прозрачные деловые процессы, эффективное управление деятельностью специалистов, отделов, департаментов и банка в целом. Поставив перед собой эту задачу, мы пришли к выводу, что такие возможности мы можем получить от внедрения современных информационных систем, в том числе системы электронного документооборота. На определенном этапе развития АТФ Банка оптимизация процессов делопроизводства и документооборота стала для нас приоритетным стратегическим направлением.

Постановка задачи и разработка проекта

Ежедневно через банк проходит огромный поток документов, с которыми работают разные специалисты. Очевидно, что передавать их вручную очень неудобно, и пришла пора автоматизировать этот процесс. Возникла потребность создать единое корпоративное хранилище для документов.

Для решения этих задач мы выбрали компанию «Зирван», поскольку предложенная компанией система документооборота соответствовала ключевым требованиям банка и предполагала возможность развития, а поэтапная модель внедрения системы не требовала остановки работы банка и обеспечивала получение готовых к использованию промежуточных результатов на каждом этапе.

Изначально рассматривались следующие варианты архитектуры системы документооборота:
— распределенная офлайновая архитектура с репликацией данных между филиалами и головным банком;
— онлайновая архитектура с использованием решений Terminal/Server;
— онлайновая архитектура с использованием веб-решений;
— гибридные варианты.

Возник вопрос: что из перечисленного выбрать? Специалисты компании «Зирван» совместно со специалистами АТФ Банка провели комплексный анализ всех требований к архитектуре, существующей инфраструктуры и каналов связи. В результате остановились на третьем варианте — онлайновом доступе с использованием веб-решений и защищенных каналов связи, что дает наиболее широкие возможности в работе с документами. В частности, для всего АТФ Банка, включая его удаленные филиалы, было создано единое информационное пространство, в рамках которого удалось обеспечить быстрый и удобный доступ к документам, независимо от места нахождения работника. В частности, не потребовалось оснащать аппаратными «наворотами» рабочие места пользователей — для работы с электронными документами достаточно использовать обычный MS Internet Explorer.

Возник еще один вопрос: какую СУБД выбрать в качестве хранилища данных? Исторически в банке используется MS SQL Server. Всесторонне оценив сложившуюся инфраструктуру и компетенцию специалистов банка, с одной стороны, и требования к производительности и возможности СУБД — с другой, остановились на уже эксплуатируемом варианте. Хотя рассматривались и другие.

Учитывая особенности работы отдельных структурных подразделений (например, канцелярии), сотрудники которых имеют дело с большим количеством документов, были установлены новые сканеры, рассчитанные на потоковый ввод документов.

Структура и этапы построения проекта

Процесс внедрения системы электронного документооборота был разбит на следующие этапы.

Первый — обследование, разработка и согласование технического задания на настройку и кастомизацию системы.

Второй внедрение системы в основных подразделениях головного банка, последующее ее тиражирование в остальных подразделениях. В качестве пилотной зоны были выбраны наиболее заинтересованные подразделения банка: управление банковских технологий, департамент информационных технологий, канцелярия и топ-менеджеры, курирующие данный проект.

Третий — поэтапное внедрение системы документооборота в других подразделениях головного банка и филиалах банка. В качестве пилотного снова был выбран наиболее заинтересованный во внедрении филиал, затем пришел черед остальных.

Очередным шагом стало выполнение задачи по внедрению специализированного документооборота по управлению кредитными заявками с возможностью интеграции с внешними ИТ-системами, в том числе с АБС.

Результаты внедрения

Наш банк представляет собой разветвленную структуру с множеством различных подразделений, которые невозможно все одновременно перевести на электронный документооборот. Поэтому некоторое время у нас действовала гибридная система, позволяющая использовать две формы документа — бумажную и электронную. В определенный момент устаревшая система была полностью заменена современной. При этом все было сделано быстро и качественно. Что же мы получили?

Режим коллективной работы с документами Рассмотрение, согласование и утверждение документов происходит в реальном времени и больше не зависит от местонахождения корреспондентов. Специалист АТФ Банка может находиться на своем рабочем месте или в удаленном филиале — это не повлияет на качество и скорость принятия решений. Отныне ключевые сотрудники финансового института всегда могут участвовать в обработке документов или делегировать полномочия заместителям, не останавливая процесс документооборота. Пользователи в рамках предоставленных им прав могут получить в свое распоряжение любую версию документа со всей историей сделанных ранее изменений.

В результате значительно возросла скорость согласования документов, принятия решений, эффективность тех или иных управленческих действий на основе реальной и полной информации. Режим коллективной работы ускорил прохождение документов в десятки раз.

Анализ и контроль качества работы с документами. В новых условиях деятельность наших специалистов полностью прозрачна, при этом руководителям нет необходимости взаимодействовать с ними лично: предусмотрена возможность настройки и рассылки уведомлений обо всех произошедших или планируемых событиях в системе. Авторам поручений гораздо легче контролировать сроки их выполнения, текущую загрузку исполнителей, выявлять узкие места, возникающие при выполнении конкретного поручения, фиксировать и анализировать причины несоблюдения исполнителями плановых сроков.

Прозрачная исполнительская среда позволяет безошибочно анализировать и корректировать решение задач на каждой стадии. Одновременно устраняются проблемные места (например, отсутствие набора всех необходимых документов, неполные данные). Постановщики задач и исполнители в каждый момент могут ответить на вопросы: «Что мешает выполнению задачи?» и «Как это исправить?». Иначе говоря, система позволяет управлять качеством бизнес-процессов.

Организация защищенного документооборота. Как известно, в банковском секторе к вопросам обеспечения безопасности и защиты информации предъявляются самые высокие требования. В частности, обязательным условием является поддержка электронно-цифровой подписи под документами. Ее наличие позволяет защитить электронный документ от подделки и обеспечить его проверку на подлинность. При этом индивидуальные ключи и сертификаты пользователя, необходимые для установки ЭЦП, могут находиться на любых внешних носителях, например на смарт-карточках или таблетках touch memory. Мы сделали еще один важный шаг — повысили уровень безопасности при входе в систему, обеспечив аутентификацию пользователей с помощью смарт-карточек.

Мы стали также проводить более четкую политику разграничения прав доступа к документам для сотрудников. В результате была создана многоуровневая концепция безопасности, обеспечивающая надежный защищенный доступ к выполняемым бизнес-функциям и данным, а также дающая возможность полного контроля и аудита. Вместе с этим, реализованная в системе концепция ролей и грифов доступа позволила значительно упростить администрирование рабочего пространства пользователей и настройку прав доступа.

Это дает на практике следующее:
— для каждого сотрудника существует свой информационный порог, т. е. в соответствии со своими служебными полномочиями он имеет доступ только к определенным документам;
— руководство и служба безопасности могут эффективно отслеживать и контролировать каждое обращение сотрудника к документам, что в десятки раз повышает уровень внутренней информационной безопасности.

Единое корпоративное хранилище данных

Говорят: «Успех начинается с порядка». Это особенно справедливо для финансового учреждения. В нашем банке документы фиксируются в едином корпоративном хранилище. Ввод документов может осуществляться из разных источников (внутренний текстовый редактор, файловая структура, сканер, цифровой фотоаппарат, почтовый клиент и т. д.). Это позволяет надежно фиксировать и моментально вводить в активный документооборот самую актуальную информацию (результаты только что закончившихся переговоров, подписанные документы, подготовленные референтами материалы). Сотрудники могут создавать в хранилище собственные папки с документами. Работу в общей базе пользователям заметно облегчает визуальная схожесть рабочего интерфейса с почтовым клиентом MS Outlook. Поиск документов можно проводить по индивидуальному набору реквизитов или по его контексту (возможен поиск документов по содержащимся в них словам). Любой сотрудник, находясь в удаленном филиале или в головном банке, используя веб-технологии, может получить нужный материал непосредственно на своем рабочем месте.

Вместо заключения

Обобщая сказанное, хотелось бы отметить, что сегодня для АТФ Банка централизованное хранилище это:
— надежное и упорядоченное хранение десятков тысяч документов. Для нас больше не существует проблемы «иголки в стоге сена»;
— удобный и быстрый доступ. По данным исследовательской компании Gather Group, в организациях без корпоративного хранилища на поиски необходимой документации может уходить от нескольких часов до нескольких дней. У нас этот показатель составляет всего несколько секунд;
— основа для корпоративной базы данных, которая постоянно пополняется новыми материалами. Тысячи разных документов по всем направлениям нашей деятельности теперь легко доступны для специалистов;
— возможность постоянной фиксации результатов деловой активности наших сотрудников. Отныне наработанные связи, контакты, подготовленные материалы и т. д. не являются личным достоянием конкретных банковских служащих, и функции любого из них при необходимости легко могут быть переданы другому сотруднику.

АТФ Банк, благодаря помощи компании «Зирван», своевременно перешел на систему электронного документооборота. Этим наш банк в очередной раз подтвердил, что относится к числу наиболее технологически передовых финансовых учреждений Казахстана.

АО «АТФ Банк» — один из крупнейших по величине активов банков Казахстана (четвертый) и СНГ (двадцать шестой) с головными офисами в Астане и южной столице Казахстна — Алматы и 19 филиалами в крупных городах республики. АТФ Банк имеет дочерние банки в Кыргызской Республике — ОАО «Энергобанк» и в Российской Федерации — ЗАО ОКБ «Сибирь» (Омск), а также представительство в Москве. Клиентами АТФ Банка являются крупные промышленные и торговые предприятия, субъекты малого и среднего бизнеса и физические лица. Финансовое учреждение оказывает весь спектр банковских услуг юридическим и физическим лицам, включая кредитование, операционное, сейфовое и кастодиальное обслуживание, операции с ценными бумагами, услуги телебанкинга и онлайн-обслуживания и т. п. По состоянию на 1 января 2006 г. активы банка достигли 2 млрд. 600 млн. долл., собственный капитал составил около 290 млн. долл., а прибыль — более 32 млн. долл. Ссудный портфель банка — более 1,814 млрд. долл.