«Другая» сторона СЭД

Сегодня трудно кого-то удивить системой электронного документооборота. Еще труднее удивить эффектами — они на поверхности. Но кейс «Банка ЦентрКредит» здесь все-таки выделяется — подходами, решениями и потенциалом развития.

В банке необходимость в системе электронного документооборота (СЭД) объясняют достаточно стандартно — «в работе средних и крупных организаций на определенных стадиях роста внутренний документооборот становится серьезной проблемой, ограничивающей быстрое развитие и влияющей на оперативность принятия решений». Как замечает Дархан Аспандияров, управляющий директор блока IT в АО «Банк ЦентрКредит», появляются, так называемые, бюрократические преграды, которые основаны на растущем перечне внутренних нормативных документах организаций. «Быстрая и удобная система электронного документооборота, настроенная для соблюдения всех базовых регламентов, дает возможность облегчить сотрудникам решение поставленных задач», — дополняет он.

Здесь было бы уместным привести мнение другой стороны — подрядчика — компании Business Applications Solutions (BAS). У компании огромный портфель реализованных решений. По словам Ольги Абрамовой, директора по консалтингу в BAS, как правило, эффект от внедрения выражается в сокращении времени на обработку документов. «Например, у одного их наших заказчиков ежегодный процесс продления трудовых договоров сократился с шести месяцев до двух недель. У этого же заказчика, впрочем, как и у всех остальных, значительно сократилось время на согласование самых различных документов — от договоров до внутренних заявок и служебных записок», — раскрывает детали она. Еще один важный момент — с внедрением СЭД у высшего менеджмента появляется возможность в удобной графической форме оперативно видеть все проблемы, так называемые, «узкие горлышки» во всех процедурах. И эта информация является «золотой» в прямом понимании этого слова, поддерживая принятие управленческих решений. «Например, руководитель в головном офисе оперативно видит, как проходит процесс согласования договора банковского займа суммарно во всех филиалах, и принимает решение об усилении конкретного этапа процесса», — приводит факты эксперт.

Если мы говорим о конкретном продукте, а в случае с «Банком ЦентрКредит» — это проверенное и зарекомендовавшее себя решение ELMA ЕСМ+, то дополнительным эффектом является простота и легкость внесения изменений в уже работающую систему, что позволяет непрерывно улучшать процессы. Кроме того с ELMA ЕСМ+ снизилась зависимость от поставщика, то есть, банк может развивать эту систему силами собственных специалистов. Говорить, что это крайне важно для банковского сектора, который последние несколько лет находится в водовороте событий, меняя парадигму «стабильности» на «концепцию постоянных изменений», пожалуй, было бы излишним.

На чаше весов

Всегда есть соблазн заглянуть за ширму, туда, где принимаются решения в бизнесе — какие аргументы? В случае с «Банком ЦентрКредит» ключевым фактором являлся даже не функционал системы, а правильно выстроенные бизнес процессы, которые позволяют задействовать всех сотрудников и их потенциал. «На уровне планирования больший уклон был не в сторону каких-то KPI, а в сторону SLA в связи с тем, что основное назначение — это операционная деятельность. А там важны сроки отработки полученных заданий. Инструмент позволяет делать замеры текущих показателей исполнительской дисциплины, выстраивать целевые для постоянного улучшения уровня сервиса», — раскрывает детали Дархан Аспандияров.

Значит ли это, что ELMA ECM+ соответствует этим требованиям? Да, но не только это важно. «Начнем с того, что система имеет BPM-движок и поддерживает BPMN 2.0 нотацию (система условных обозначений и их описания в XML для моделирования бизнес-процессов — прим. редакции). Так же большую роль сыграла база знаний, которая содержит огромный стек информации для самостоятельного обучения. Одним из существенных дополнительных факторов для выбора было то, что интегратор решения компания BAS, использует его у себя и уверенно демонстрирует его функционал на примере своих процессов», — дополняет CIO банка.

Эксперт BAS отмечает, что для банка работа с документами и информацией является основной — невозможно представить ни один банковский процесс, который не сопровождался бы множеством самых разных документов. «Именно поэтому мы поняли, что будет неправильно предложить банку обычную классическую систему электронного документооборота. Конечно, такая система могла бы полностью устроить канцелярию, но осталась бы в стороне от всех основных банковских процессов», — комментирует директор по консалтингу BAS Ольга Абрамова, добавляя, что ELMA ЕСМ+ построена на базе платформы управления бизнес-процессами ELMA. И помимо функций, свойственных традиционным СЭД, также несет в себе весь набор «инструментария» систем класса BPM и имеет широкий спектр дополнительных модулей, позволяющих закрывать пользователям множество задач «из одного окна». «Сочетание таких функциональных возможностей в одной системе позволило автоматизировать документооборот, органично встроив его во все внутренние процедуры, реализовав возможность полноценно управлять движением информации в компании, не привязываясь к документу в классическом его понимании», — продолжает она.

От теории к практике

Если говорить о проектах, то всегда присутствует обратная сторона медали, невидимая часть айсберга и эта «невидимая часть» — риски. В случае с проектом в «Банке ЦентрКредит», систему ввели в эксплуатацию в срок. «Конечно, процесс внедрения, как и все другие внедрения информационных систем был насыщен неожиданными ситуациями, а иногда и проблемами. Решения искали все участники процесса — производитель, интегратор и заказчик, что позволило решать их своевременно», — рассказывает Дархан Аспандияров. Директор по консалтингу в BAS соглашается, что абсолютно гладких внедрений ИС в крупных структурах не бывает. Но обе команды прилагали максимум усилий, и делали все, чтобы проект завершился успешно. Итог — весь функционал был введен в эксплуатацию точно в срок (от подготовки устава проекта до сдачи в эксплуатацию — полгода).

Эффекты

В «Банке ЦентрКредит», говоря об эффектах, замечают, что сейчас нельзя сказать, что все работает идеально. «Конечно, имеются какие-то эпизодические проблемы, например, с производительностью системы. Но мы относимся к этому как к очередной задаче, привлекая к ее решению как своих специалистов, так и инженеров со стороны партнера и вендора», — продолжает управляющий директор блока IT в АО «Банк ЦентрКредит».

В качестве главного бонуса от внедрения системы в банке приводят изменение парадигмы документооборота — теперь нет необходимости тратить время на хард-копии служебных записок, собирать живые подписи и сканировать их — все намного упростилось, а стоимость оборота документов снизилась почти до нуля. При этом, по словам Дархана Аспандиярова, потенциал использования системы огромный: «У нас постоянно увеличивается количество процессов, покрываемых данным решением во всех сферах деятельности — от организации процессов закупа, до кадровых решений и ведения заданий внутри подразделений между руководителями и подчиненными».