«Костанайские минералы» автоматизируют документооборот

В компании «Костанайские минералы» с января 2015 года реализуется проект внедрения системы EOS for SharePoint, разработанной компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Сфера применения данного программного продукта — автоматизация управления документами, обеспечение возможности коллективной работы, а также поддержка сопутствующих бизнес-процессов, обеспечивающих управление предприятием. Поставку программного обеспечения и внедрение системы выполняет компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург), партнер ЭОС, имеющий опыт реализации проектов во многих регионах России, а также на территории Казахстана.

«Костанайские минералы» является единственным предприятием по добыче и переработке руд хризотила в Казахстане. Предприятие существует уже полвека, и сегодня в его подразделениях трудятся около 2,5 тысяч человек. Компания расположена в г. Житикара Костанайской области и является градообразующим предприятием. Как отмечается, следствием расширения деловых связей предприятия явилось усложнение бизнес-процессов и рост объема сопровождающего их документооборота. Для обеспечения эффективности системы управления руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Выбор системы проводился путем сравнения конкурирующих продуктов различных вендоров. Как подчеркнул управляющий директор компании Канат Альмухамедов, куратор проекта со стороны заказчика, выбор системы EOS for SharePoint был обусловлен ее простым и интуитивно понятным интерфейсом и широкими возможностями для наращивания функционала.

Цель внедрения СЭД, которую заказчик определил в качестве ключевой — оптимизация процессов работы сотрудников с документами. Внедрение системы EOS for SharePoint должно способствовать достижению следующих результатов: сокращение времени на передачу документов между подразделениями и отдельными сотрудниками; оптимизация маршрутов прохождения документов; сокращение сроков согласования проектов документов; повышение качества контроля исполнения поручений руководителей.

Проект был разбит на несколько этапов. На первом этапе планировалось автоматизировать работу с основными документопотоками в Управлении предприятия. Задачей следующего этапа определено расширение функционала за счет интеграции с бухгалтерской системой и увеличения количества процессов и пользователей. Затем запланировано внедрение в документооборот технологий электронной подписи.

Территориальная удаленность заказчика от исполнителя оказала влияние на специфику проекта и методы его реализации. Подрядчиком был применен метод, сочетающий технологии удаленной работы и личного присутствия специалистов компании «Офис-Док» на территории заказчика. Проектная команда трижды выезжала на место, но значительный объем работ по настройке системы был выполнен удаленно.

В рамках первого этапа проекта с января по март были проведены следующие работы: обследование процессов работы с документами; подготовка детального отчета о текущем состоянии документооборота; разработка рекомендаций по общей оптимизации процессов; поставка лицензий и установка системы; настройка СЭД (в удаленном режиме).

В апреле была проведена демонстрация сделанных настроек и презентация системы всем пользователям. Затем состоялся запуск установленной и настроенной системы EOS for SharePoint в тестовую эксплуатацию. В мае, в ходе третьей командировки специалистов подрядчика, были подключены автоматизированные мобильные места руководителей для работы с документами в режиме оффлайн.

По информации ЭОС, важной особенностью проекта является серьезный пересмотр устоявшегося порядка и подходов к работе с документами, их адаптация к актуальным организационно-экономическим условиям и современным способам корпоративных коммуникаций. В процессе внедрения системы был проведен реинжиниринг многих процессов документооборота — изменены маршруты согласования проектов документов, рассмотрения и передачи документов на исполнение, внедрены мобильные технологии. Еще одной отличительной чертой проекта является необходимость учета требований законодательства и ГОСТов республики Казахстан.

На данный момент в компании завершен первый этап развертывания EOS for SharePoint. Система работает в режиме опытной эксплуатации, к ней подключены 115 пользователей, а топ-менеджмент обладает оффлайн-доступом, который реализован с помощью мобильного приложения iEOS, установленного на планшетах iPad. Готовятся регламентирующие документы для перевода в промышленную эксплуатацию.

В рамках реализации следующих этапов планируется увеличение количества пользователей EOS for SharePoint и перевод части документов на полностью безбумажное делопроизводство (за счет внедрения электронной подписи в качестве аналога собственноручной). Также заказчик планирует автоматизировать процессы работы с первичными бухгалтерскими и финансовыми документами через интеграцию EOS for SharePoint с бухгалтерской системой.