Практическое применение продуктов и технологий Veritas в госсекторе: создание государственного электронного архивного досье

Это необходимо как для расширения возможностей взаимодействия государственных и общественных организаций между собой, так и повышения доступности, скорости оказания и качества услуг населению. Государственные архивные учреждения — крайне важное звено в этом процессе, так как они хранят большое количество значимой информации, необходимой гражданам, организациям и органам власти.

Задача

Государственное учреждение обратилось в компанию (небезызвестный ИТ-интегратор) с задачей перевода архивного досье с бумажных носителей в цифровой вид в связи с всеобщей Государственной программой автоматизациии и цифровизации.

Проблема

Невозможность проведения оперативного поиска по архивным данным и досье, отсутствие возможности создания дополнительных копий досье для передачи в другие органы государственной власти, общественные организации и населению. Физическое старение (ветшание) данных, хранящихся в досье в бумажном виде. Подверженность архивного досье в целом, риски возникновения пожара или затопления с полной и невосполнимой потерей хранящейся в них информации.

После тестирования нескольких решений для сканирования документов было выбран промышленный сканер Canon, позволяющий за короткие сроки оцифровать большое количество документов. Буквально за пару минут пачка бумажных досье преобразуется в соответствующее количество PDF- файлов.

И уже на этом этапе возникла основная проблема: поиск необходимых досье среди множества оцифрованных документов.

Решение

Была проведена большая работа по отбору решений, способных успешно реализовать задачу. В результате было определено единственное решение, полностью соответствующее требованиям к созданию Электронного досье, предоставленное компанией MONT.

Veritas Enterprise Vault — решение для архивирования корпоративной информации, занимающее лидирующие позиции в области управления архивными документами и организации оперативного доступа к ним. Оно позволяет создать систему многоуровневого Электронного архива с возможностью построения иерархической структуры хранения электронных досье с целью минимизации стоимости хранения единицы информации.

Ключевые возможности Veritas Enterprise Vault

— Единый контекстный поиск по Электронному досье как по документам в электронном формате, так и с возможностью оптического распознавания документов, сканированных с бумажных носителей.

— Классификация данных и назначение индивидуальных правил хранения информации для каждого объекта с возможностью оптимизации процессов автоматического поиска и контроля за данными.

— Автоматическое сохранение только нужной информации и только на требуемый срок позволяет соблюдать внутренние политики хранения информации, а также требования хранения внешних регуляторов.

— Возможность выборочного контроля электронных коммуникаций с использованием средств машинного обучения и классификации информации, повышающее качество управления информацией в соответствии нормативным актам.

— Удобные инструменты глобального поиска и обнаружения информации помогают ускорить проведение внутренних расследований и обработку запросов на поиск информации и доступ к ней.

Для демонстрации соответствия возможностей решения было проведено тестирование на специальной выделенной демо-зоне ИТ-интегратора.

В рамках демонстрации был воспроизведен сценарий:

1) Сканирование нескольких документов на русском, казахском и английском языках.

2) Распределение отсканированных документов по разным директориям для более удобного дальнейшего поиска (например, по годам или специфике документов).

3) Архивирование и перенос файлов при помощи Veritas Enterprise Vault из указанных директорий в хранилище в соответствии с предварительно настроенными правилами и политиками хранения данных.

4) Симуляция поиска необходимых документов сотрудником компании (не являющегося администратором EV) при помощи веб-консоли в соответствии с правилами безопасности и уровнем доступа к данным.

а) Первым критерием был общий поиск по всем данным на основании введенных ФИО на кириллице. В результате все документы, как из папки с документами на русском, так и из папки с документами на казахском языке, где в тексте встречались указные ФИО, были найдены. Далее документы доступны для просмотра, редактирования и печати.
б) Вторым критерием был поиск по ключевому слову на казахском языке и с использованием специфичных символов — төлеу, указав на директорию с документами на казахском языке. В результате все документы, где в тексте встречалось слово төлеу, были найдены и, как в первом случае, представлены в виде списка.
в) Третьим критерием был поиск словосочетания на латинице, с указанием дополнительного критерия в виде даты.

В результате при поиске на основании словосочетания и даты «2000 год», документов найдено не было, а при поиске на основании того же словосочетания с указанием временного периода в течение последних 5 лет документы были найдены и представлены в виде списка, как и в предыдущих вариантах тестирования.

Результат

Решение Veritas Enterprise Vault успешно справилось со всеми поставленными задачами. Учитывая отсутствие аналогичных решений, способных выполнить все задачи в соответствии с требованиями по функциональности, удобству использования, возможностям интеграции и защищенности, было принято решение о внедрении продукта Veritas Enterprise Vault.

С помощью технологий компании Veritas Государственные и Коммерческие организации любого размера получают возможность максимально оптимизировать доступ к важным данным и добиться максимального эффекта и отдачи Решения Veritas позволяют существенно ускорить внутренние инициативы и процессы цифровой трансформации и упростить решение задач по управлению информацией, защите данных, оптимизации хранения, соблюдении нормативных требований.

Центр компетенций MONT по Veritas

Компания MONT владеет собственным Центром компетенций по технологиям Veritas — технологическая площадка, позволяющая продемонстрировать основные продукты в действии, протестировать возможности решений с учетом вашей уникальной инфраструктуры.

С помощью Центра компетенций MONT по Veritas вы сможете:

— Записаться на демонстрацию
— Получить техническую консультацию
— Запустить пилотный проект
— Пройти техническое обучение на авторском курсе (online)
— Получить помощь в составлении спецификации на закупку в соответствии с правилами лицензирования Veritas

Специалисты MONT всегда готовы проконсультировать и ответить на все вопросы - veritas@mont.com.