Госорганы РК утвердят специальный перечень видов е-документов

Каждый госорган должен утвердить специальный перечень видов документов, подлежащих составлению и передаче только в электронном виде, такое мнение 3 декабря высказал заведующий общим отделом Администрации президента РК Мирболат Жакыпов в ходе научно-практической конференции «Офисный пакет государственного служащего: электронный документооборот и интранет-портал».

По его мнению, без такого обязательного административного требования невозможно будет перевести основную массу документооборота в электронный формат.

«К сожалению, в некоторых государственных органах существует недоверие к электронному документообороту. Документационные службы ссылаются на официальные или неофициальные требования своего руководства о представлении на рассмотрении им документов только в бумажном виде», — отметил М. Жакыпов.

Он привел расхожее мнение некоторых руководителей госорганов, которые считают, что электронный документ якобы не обладает той харизмой и достаточной силой безоговорочного внушения, которые присущи привычным бумажным документам, и в особенности, документам вышестоящих органов.

На степень внедрения электронного документооборота, по мнению представителя Администрации президента, также оказывает влияние недостаточная решимость руководителей аппаратов госорганов. «Вся работа электронного документооборота ограничивается лишь регистрацией входящих документов и ответов по ним», — отметил М. Жакыпов.

Он считает, что такие руководители упускают из вида, что именно развитие системы внутреннего электронного документооборота в значительной степени экономит время и средства, следовательно, является наиболее привлекательным в организации работы госорганов. «Мы, например, в Администрации президента в прошлом году только в течение полугода сэкономили 7 тонн высококачественной бумаги», — подчеркнул завотделом АП РК.

По его словам, информационные технологии особенно эффективны в организации контроля исполнения поручений руководства, что предполагает полную информатизацию этого процесса. «Необходимо обеспечивать ускоренный перевод организации контроля на специальные компьютерные программы, способные автоматически вводить информацию, классифицировать ее, вести оперативный поиск, давать статистику и предоставлять иную необходимую информацию», — подчеркнул он.

В целом, по как отметил М. Жакыпов, анализ динамики документооборота в государственных органах показывает, что за последний год наблюдается постепенное увеличение объема освоения электронного делопроизводства госслужащими. Налаживается система учета входящей и исходящей корреспонденции в электронном виде, а также процедура согласования документов.

«Мы пока требуем бумажный аналог к важнейшим документам, которые связаны с решением вопросов государственной важности. Однако добиваемся, чтобы документы текущего, временного хранения были в электроном виде», — отметил М. Жакыпов.

По информации Администрации президента РК со ссылкой на Агентство РК по информатизации и связи, в настоящее время доля электронных документов в общем количестве документопотока достигла выше 80%. Среди государственных органов по объему использования электронного документооборота лидируют министерства юстиции, по чрезвычайным ситуациям, сельского хозяйства, транспорта и коммуникаций, а также агентства РК по статистике и защите конкуренции.

В Казахстане с 2010 года основная часть документооборота государственных органов будет переведена на безбумажный вид. На сегодня к единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО) подключено 65 центральных государственных органов и 16 акиматов областей и городов Астана и Алматы. Более 8 тыс. государственных служащих используют в своей работе ЕСЭДО. Существующий в РК межведомственный электронный документооборот кардинально отличается от аналогичных систем, используемых в странах Европы и СНГ. Основное отличие состоит в том, что казахстанская ЕСЭДО позволяет объединить и унифицировать ведомственные системы документооборота всех центральных государственных органов.