Электронный документооборот: преимущества и проблемы

Введение в 2002 году Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налогового кодекса) явилось важным этапом развития казахстанского налогового законодательства, который укрепил концептуальные основы налоговой системы, сформированной в предыдущие годы, с одновременным повышением эффективности правовых механизмов в налоговой сфере.

Наряду с позитивными результатами действия Налогового кодекса остается проблема совершенствования налоговой системы в целях обеспечения условий для экономического роста страны и улучшения инвестиционного климата. Для поставленной задачи определены пути решения, в том числе развитие процессов автоматизации налогового администрирования.

Внедрение информационных систем

Внедрение автоматизации всех налоговых процессов продиктовано самим временем. За последние годы в связи с бурным ростом экономики в республике резко выросло количество юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в связи с чем процесс сдачи налоговой отчетности на бумажных носителях сопряжен с различными трудностями. Значительные потери времени в очередях, возможные ошибки налоговых инспекторов при ручном вводе отчетности в программу, связанные с их чрезвычайной загруженностью в отчетный период, усложнили работу как налогоплательщиков, так и налоговых органов.

Для ускорения обслуживания налогоплательщиков и создания для них цивилизованных условий в настоящее время во всех налоговых комитетах открыты операционные залы по приему и обработке налоговой отчетности. Здесь действует принцип одного окна, когда налогоплательщик может сдать налоговую отчетность не конкретному инспектору, а любому, что исключает создание очередей и элементы коррупции. Вместе с тем создание операционных залов не решает полностью вышеуказанные проблемы, и в дни сдачи налоговой отчетности в залах наблюдается огромное скопление налогоплательщиков.

В целях автоматизации процесса сдачи налоговой отчетности с 1999 года в Казахстане была начата пилотная эксплуатация информационных систем (ИС), направленная на совершенствование налогового администрирования. Окончательное внедрение всех ИС в Налоговом комитете Министерства финансов (МФ) РК произошло в феврале 2003 года, и с этого времени налогоплательщики получили возможность предоставлять отчетность в электронном виде. Переход на электронные формы налоговой отчетности обусловлен еще и тем, что все формы налоговой отчетности аккумулируются в единой информационной базе на центральном сервере Налогового комитета МФ РК. Централизованное ведение базы данных исключает дублирование или потерю данных и обеспечивает переход налогового администрирования на более качественный уровень.

Для качественного предоставления услуг по сдаче налоговой отчетности и взаимодействия с налоговыми органами налогоплательщикам предлагается технология «e-tax»  — удаленного представления налоговой отчетности и дистанционного управления налогоплательщика его персональным лицевым счетом. Она также позволяет налогоплательщику представлять налоговую отчетность 24 часа в сутки, семь дней в неделю и в любое время суток владеть достоверной информацией о состоянии расчета с бюджетом.

В настоящее время во всех налоговых комитетах функционируют ИС СГДС (система гарантированной доставки сообщений), ИНИС (информационная система регистрационного учета налогоплательщиков, ведения лицевых счетов), ЭФНО (электронные формы налоговой отчетности), ИС НДС (ведение реестра плательщиков НДС, ведение реестра счетов-фактур), ИСИД (реестр по выплаченным доходам, облагаемым у источника выплаты), использование которых позволяет быстро и качественно вести прием налоговой отчетности в электронном виде.

Данные системы позволяют налогоплательщику не только заполнить и отправить декларации по налогам, но и постепенно перейти на дистанционное общение с налоговыми органами.

Также отпадает надобность в приобретении бухгалтерами форм налоговой отчетности (ФНО), то есть налицо экономия денежных средств. Удобство и простота в применении их использования в электронном виде позволяют сэкономить значительное время налогоплательщиков как на заполнение, так и на сдачу отчетов.

Информационная система СГДС

Следует отдельно остановиться на ИС СГДС — это система гарантированной доставки сообщений, предназначена для обмена электронной информацией между налогоплательщиком и налоговой системой. Как и другие системы, СГДС предоставляет налогоплательщику свое клиентское приложение, с помощью которого налогоплательщик может шифровать и отправлять свои декларации на центральный сервер. Система СГДС — это транспорт для данных налогоплательщика, но транспорт безопасный и защищенный.

Участником СГДС может стать любой налогоплательщик. Для этого ему необходимо заполнить заявление налогоплательщика об обмене электронными документами с налоговым органом, а также заключить соглашение об использовании и признании электронно-цифровой подписи (ЭЦП) при обмене электронными документами. Далее ему выдается дискета с ЭЦП (ключами), без которой работа с клиентскими приложениями ИС невозможна. С помощью этих ключей налогоплательщик имеет возможность подписывать электронные документы, шифровать их для передачи на центральный сервер.

Особое внимание в работе ИС СГДС уделяется безопасности и конфиденциальности передаваемой информации.

Доступ к данным из ФНО, хранящимся в ИС, строго регламентирован и ограничен. Расшифровать сообщение может только непосредственный получатель сообщения, обладающий соответствующим секретным ключом, то есть ответственный сотрудник информационной службы Налогового комитета Министерства финансов РК.

При этом необходимо отметить, что все случаи доступа к информации, предоставляемой налогоплательщиком и защищенной Налоговым кодексом, фиксируются в системных журналах. Таким образом, в системе хранится и доступна для анализа и проведения внутреннего контроля информация обо всех случаях просмотра такой информации.

Получив ключи с ЭЦП, налогоплательщик может загрузить с web-сайта http://www.taxkz.kz/ специальное программное обеспечение для доставки электронных документов СГДС. После установки данного программного обеспечения налогоплательщик может приступать к работе с ним, а именно, может совершать следующие операции:

— Заполнение и отправка электронной налоговой отчетности по всем видам налогов;
— Получение электронного уведомления о приеме и обработке налоговой отчетности;
— Получение электронного уведомления об исполнении налогового обязательства, выставленного налоговым органом;
— Получение информации о состоянии расчета с бюджетом, наличии или отсутствии задолженности;
— Получение справки об отсутствии или наличии задолженности перед бюджетом;
— Изменение персональных регистрационных данных;
— Другие операции, предусмотренные программным обеспечением.

Формы представления отчетности

Налоговая отчетность представляется налогоплательщиком любым удобным ему способом:

— Налогоплательщик может заполнить ФНО в бумажном варианте и, имея криптографический ключ, обратиться в операционном зале к налоговому инспектору. При этом ввод отчетности будет произведен налоговым инспектором. Данный способ самый трудоемкий по времени и не исключает ошибок налогового инспектора.

— Имеются определенные трудности по переходу на сдачу налоговой отчетности в электронном виде для налогоплательщиков, в особенности для субъектов малого бизнеса, которые не могут позволить себе иметь компьютеры и доступ в интернет.

В помощь налогоплательщикам, для кого процесс передачи форм налоговой отчетности в электронном виде оказался сложным как с организационной, так и технической стороны, во всех налоговых комитетах города установлены «терминалы налогоплательщика». Все налогоплательщики, независимо от наличия в их офисах компьютеров и выхода в интернет, имеют возможность воспользоваться преимуществами сдачи налоговой отчетности в электронном виде.

Для этого налогоплательщик со своим электронным ключом может прийти в налоговый комитет и отправить налоговую отчетность, используя «терминал налогоплательщика». Здесь же можно с помощью налогового инспектора заполнить формы налоговой отчетности.

— Налогоплательщик, установив на своем компьютере клиентские приложения по заполнению и передаче ФНО и не имея выхода в интернет, осуществляет ввод данных налоговых деклараций и запись ФНО на магнитный носитель. После этого он может обратиться в налоговый комитет и отправить заполненные и сохраненные формы через налогового инспектора или через «терминал налогоплательщика».

— И самый удобный и перспективный вариант сдачи ФНО — это сдача ФНО через интернет. Налогоплательщики, при наличии интернета, имеют возможность представлять налоговую отчетность со своего рабочего места без явки в налоговые органы. Кроме того, те налогоплательщики, которые сдают налоговую отчетность через СГДС, могут самостоятельно проверить правильность заполнения отчетов и удаленно просматривать свои лицевые счета, не выходя из своего офиса.

Особо необходимо отметить, что процесс взаимодействия между налогоплательщиками и налоговыми органами направлен на повышение безопасности системы передачи информации, а также совершенствование и повышение надежности работы программного обеспечения, расширение его функциональности.

Для пользы дела

Последние версии программного обеспечения по сдаче форм налоговой отчетности можно получить на сайте Налогового комитета Министерства финансов (НК МФ) РК — http://www.taxkz.kz/. Программное обеспечение является собственностью МФ и распространяется бесплатно.

Для наглядности приведем механизм работы информационной системы НДС. Основное назначение ИС НДС — ведение единого централизованного реестра плательщиков налога на добавленную стоимость, автоматизация заполнения, передача данных из представленной налоговой отчетности в другие информационные системы НК МФ РК, мониторинг и анализ форм налоговой отчетности.

Данная программа позволила произвести выборку и сопоставление введенных в ИС НДС деклараций и реестров счетов-фактур по налогу на добавленную стоимость в целом по Казахстану. В первую очередь проводится проверка:

— На соответствие форматно-логическому контролю представленной отчетности по НДС;
— Регистрационных данных;
— На корректность даты выписки счета-фактуры; на корректность отнесения сумм НДС в зачет; по выписке счетов-фактур «самому себе»; на корректность РНН поставщика, сумма НДС по которому отнесена в зачет;
— На соответствие оборотов по реализации между декларацией поставщика (ф.300.00) и реестрами счетов-фактур покупателей (ф.307.00);
— На корректность определения налогового периода. Кроме того, в ИС НДС осуществляется проверка: на превышение размера оборота по реализации товаров (работ, услуг) над размером минимума оборота по реализации товаров (работ, услуг) — принудительная постановка на учет в качестве плательщика НДС; на выявление налогоплательщиков, не представляющих формы налоговой отчетности, но осуществляющих выписку счетов-фактур с НДС; на выявление фактов представления налоговой отчетности с нарушением сроков, установленных налоговым законодательством.

Все вышеуказанные мероприятия позволяют налоговым органам оперативно реагировать на нарушения, допускаемые налогоплательщиками, выявлять схемы уклонения от уплаты налогов и проводить проверки только тех, которые действительно уклоняются от уплаты налогов. По результатам проверок не только производятся до начисления в бюджет, но и выявляются предприятия, которые в последующем решениями судов признаются лжепредприятиями, то есть потерявшими связь с налоговыми комитетами и не имеющими права выписывать счета-фактуры.

Любой налогоплательщик может проверить на сайте НК МФ РК, состоит ли его поставщик на учете по налогу на добавленную стоимость, так как в случае, если обнаружится, что его поставщик не является плательщиком НДС, сумма НДС, принятая к зачету, автоматически уменьшается, что приводит к доначислению налога и пени.

Метод кнута и пряника

Для того, чтобы стимулировать налогоплательщиков к сдаче отчетности в электронном виде, приказами председателя НК МФ РК в течение 2003–2006 годов продлены сроки сдачи в первом полугодии текущего года налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость (в том числе реестры счетов-фактур) на период не более пятнадцати календарных дней, декларации по корпоративному подоходному налогу — на период не более одного месяца, декларации по иным видам налогов и других обязательных платежей в бюджет — на период не более десяти календарных дней.

Плюсы и минусы

Вместе с тем необходимо отметить также и некоторые трудности в работе с ИС. На первоначальном этапе у бухгалтеров, ранее не работавших на компьютере, возникает очень много проблем по работе с ключами, скачиванием программ, заполнением форм налоговой отчетности в электронном виде и т.п.  Переход на электронные формы налоговой отчетности подтягивает компьютерные знания бухгалтеров, что приносит им только пользу.

Есть проблемы с доставкой ФНО на центральный сервер НК МФ РК. Как всегда, многие бухгалтера сдают налоговую отчетность в последние дни, когда на сервер поступает налоговая отчетность со всего Казахстана и приходится длительное время ждать уведомления о принятии отчетности.

Производятся частые обновления информационных систем, о которых некоторые бухгалтера не знают, однако все эти обновления размещаются на сайте НК МФ РК, надо периодически его просматривать.

Все вышеназванные трудности преодолимы. На сегодняшний день работа центрального сервера значительно улучшилась, многие бухгалтера поняли преимущества сдачи налоговой отчетности не выходя из офиса, дистанционного просмотра состояния расчетов с бюджетом.

Таким образом, сдача налоговой отчетности в электронном виде значительно упрощает процедуру сдачи отчетности налогоплательщиками и максимально автоматизирует процесс ввода налоговой отчетности в информационную базу налоговых органов. Электронная обработка налоговой отчетности также создает условия для осуществления автоматического камерального контроля информации, содержащейся в различных формах налоговой отчетности, чем обеспечивает своеобразное, дистанционное взаимодействие и двустороннее общение с налоговыми органами.