Электронный документооборот в .kz-облаках

Активное развитие облачных сервисов не оставило в стороне и бизнес-процессы компаний. В облаке теперь не только хранятся данные, но и обеспечивается электронный документооборот, что помогает бизнесу значительно сэкономить на приобретении лицензий и организации труда сотрудников.

Новые тенденции не обходят стороной и отечественный бизнес. Привлекательность подобных сервисов очевидна, а значит, они не могут остаться невостребованными. «Безусловно, для рынка Казахстана облачные сервисы — явление относительно новое. Хотелось бы отметить, что сегодня во всем мире наблюдается несколько основных трендов — конвейерный подход в бизнес-процессах, специализация и упрощение отдельных этапов бизнеса, перенос программных приложений и документооборота в облачные системы, сегментирование клиентов и персонализированные предложения при продажах продуктов и услуг. Эти тренды в симбиозе могут дать большой совместный эффект для бизнеса», — говорит Алексей Тучин, директор Crystal Spring.

В конце прошлого года для предпринимателей был запущен сайт MyCloud.kz, а одним из самых свежих событий стал анонс портала Documents.kz. И если MyCloud предлагает лишь несколько отдельных решений (облачный офис, сайт-визитка и профессиональный ToDo-лист), то стартап Documents.kz способен полностью автоматизировать делопроизводство и документооборот. Причем сервис предусматривает несколько тарифных планов, начальный из которых является бесплатным для юридических и физических лиц. При возможности подключения до пяти пользователей функционал достаточно широкий — работа с документами, справочники и отчетность и т.д. Ну а для специфических задач, типа использования ЭЦП, согласования документов и возможности подключения мобильных клиентов, существуют и платные версии подписки. Причем, вопреки бытующему мнению, бизнес, включая и малый, готов платить за подобные решения. «На примере небольших организаций можно отметить практически полное отсутствие электронного документооборота и стандартизированных бизнес-процессов, не говоря уже о достаточно дорогом программном обеспечении, — рассказывает Алексей Тучин. — Каждая из таких компаний строит свои процедуры и работы с клиентами, опираясь лишь на заимствованные у крупных компаний отдельные элементы бизнеса. Такой подход зачастую влечет излишние издержки, а также увеличивает операционные риски (потерю документов и т.п.). Уже сейчас некоторые компании двигаются в направлении использования облачного документооборота, CRM и других систем. Постепенно приходит понимание, что платить за тариф облачного сервиса обходится дешевле, чем содержать двух-трех IT-специалистов и покупать продукт, который часто дорог в сопровождении. На примере компании Crystal Spring могу рассказать, что мы активно используем некоторые облачные сервисы внутри организации. Так как численность сотрудников небольшая, поначалу мы использовали бесплатные тарифы. Со временем мы решили использовать платные тарифы, т.к. появилась необходимость получения дополнительных опций от систем, и в целом эти затраты оправдывают себя».

Как отмечает руководитель проекта Documents.kz Сергей Волков, основными его преимуществами являются простота использования, универсальность и доступность. Вопросы безопасности также учтены — шифрование каналов и файлов, специализированные системы защиты. При этом ответственность за бесперебойность работы, резервное копирование, обновление и сопровождение инфраструктуры поставщик сервиса берет полностью на себя.

Однако, при всем несомненном преимуществе облачных сервисов, некоторые опасения у бизнеса все же имеются. Игроки рынка говорят о недоверии предпринимателей. «На сегодня вопрос востребованности облачного документооборота в Казахстане — это вопрос доверия предпринимателей к таким системам. Потребуется определенное время, чтобы разные сегменты бизнеса убедились в надежности, безопасности и удобстве новых облачных сервисов. Поставщики облачных решений, на мой взгляд, должны активно заниматься пропагандой своих услуг на примере успешных внедрений, которые интересны в первую очередь малому и среднему бизнесу. И, разумеется, очень большой акцент должен быть сделан на безопасность и отказоустойчивость», — делится мнением Алексей Тучин.

Немаловажен также тот факт, что технологические разработки сталкиваются со множеством законодательных препятствий. Представители Documents.kz подчеркивают, что сервис соответствует всем требованиям законодательства Казахстана, отраслевым стандартам и типовым правилам документооборота. Безусловно, потребуется некоторое время на «привыкание» бизнеса к новым реалиям рынка. Как отмечает Сармантай Касенов, директор «1С-Битрикс Казахстан», рынок находится в стадии зарождения интереса к таким сервисам: «Тут надо учитывать и менталитет, традиционную закрытость нашего бизнеса — компании привыкли все контролировать и боятся утечки данных, хотя облачные решения вполне безопасны. Так что, компании пока только присматриваются к тем возможностям, которые могут им предложить разработчики информационных технологий, и пока новое внедрять не торопятся. Но думаю, скоро ситуация начнет меняться, потому что преимущества таких сервисов налицо: это и удобство, и экономическая выгода, и безопасность. Да и скорость обновления версий продукта просто не сравнить с обычными офлайновыми решениями. Вот, например, в последней версии нашего продукта «Битрикс24» появилось облачное хранилище «Битрикс24.Диск». Новые возможности для пользователей — удобно и просто сообща работать с документами, хранить их и иметь к ним доступ из любой точки мира, где есть интернет. Зашел на сайт, а там уже новый функционал, и не надо тратить время, деньги и нервы на внедрение обновлений».

Наверняка, полностью заменить традиционный документооборот облачные сервисы не смогут, однако, неплохую конкуренцию составят. «Причины в этом скорее административные. Тут важно понимать, что публичные облачные сервисы документооборота и частные облачные сервисы однозначно заберут большую долю рынка, но останутся компании, использующие традиционный подход в документообороте (например, некоторые крупные финансовые учреждения). Изменить эту ситуацию отчасти могут частные облачные сервисы (private cloud), которые позволят организовать CRM и документооборот в облаке внутри крупной организации», — считает представитель Crystal Spring. О пользе развития частных ЦОДов и возможностях, которые предоставляют веб-приложения, ранее уже высказывался Тахир Такабаев. Данный рынок еще достаточно свободный, поэтому очевидно, что первопроходцам достанется самая значительная его часть. Вопрос о том, будут ли «облака», уже не стоит. «Облака — это состоявшийся технологический факт, и его уже никуда не денешь. Рано или поздно эта технология станет повсеместной. Не существует в мире еще ни одной технологии, которая была бы создана, успешно адаптирована, а потом от нее бы отказались. Она мигрирует только в сторону улучшения. Переход от «личного» и «зависимого от начинки компьютера» к миру, в котором ресурсы разделены между всеми, неспешен, но неудержим. Великое множество людей, использующих компьютеры, уже перешли на использование «облаков» и сами этого даже не заметили», — подчеркивает Ержан Сейтказинов, руководитель представительства «Мегаплан» в Казахстане.