Konica Minolta оцифровала обработку документов в Государственном архиве Астаны

Специалистами Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны» совместно с экспертами Konica Minolta Business Solutions Kazakhstan успешно реализован проект по автоматизации обработки документов на основе современных цифровых технологий. Его суть — внедрение интеллектуальной обработки документов архива с использованием технологий искусственного интеллекта (AI), оптического распознавания текста (OCR) и программных роботов (RPA).

В рамках проекта были решены следующие задачи:

• Автоматическая классификация документов Архива по видам: приказы, постановления, решения.
• Извлечение значимых данных: номера и даты документа, основания, ФИО, адреса.
• Автоматизация загрузки данных в информационной системе «Единый электронный архив документов» (ИС «ЕЭАД») с использованием программных роботов на базе казахстанской платформы Python RPA.
• Автоматическое создание карточек документов в информационной системе «Единый электронный архив документов» (ИС «ЕЭАД») и загрузка отсканированных копий документов.

В результате реализации проекта была значительно повышена эффективность работы сотрудников Архива. По некоторым из процессов достигнут рост производительности в десятки раз. «Konica Minolta привнесла свою многолетнюю экспертизу и позволила нам увидеть новые возможности в области обработки данных. Автоматизация наших процессов, связанных с обработкой документов, привела к улучшению операционной эффективности работы сотрудников Архива, сокращению объема ручной работы и оптимизации процессов. Эксперты Konica Minolta продемонстрировали впечатляющий уровень экспертизы и внимательное отношение к задачам проекта. Мы совместно представим результаты проекта на Международном форуме архивистов Astana Archive Fest, посвящённом 25-летию принятию Закона «О Национальном архивном фонде и архивах» и 25-летию празднования столицы Республики Казахстан», — прокомментировал результаты проекта директор Государственного архива города Астаны Берик Туребеков.

«В этом проекте мы старались по максимуму использовать современные технологии для ускорения процессов архивного делопроизводства: разработали и обучили нейронную сеть для классификации документов и поиска в них значимых данных. Результаты работы нейронной сети передавались в систему распознавания символов (как машинопечатных, так и рукописных), что позволило автоматизировать процесс извлечения и загрузки данных, а также предоставить заказчику возможности использования быстрого поиска по содержимому документов. Использование казахстанской платформы Python RPA позволило нам в кратчайшие сроки реализовать проект интеграции с автоматизированной информационной системой «Государственный архив Астаны», который используется в стенах Государственного архива, а также с информационной системой «Единый электронный архив документов» (ИС «ЕЭАД»), которая является национальным стандартом Республики Казахстан. Примечательно, что подобную интеграцию мы реализовали без использования программного кода», — отметил директор по продажам Konica Minolta Business Solutions Kazakhstan Кирилл Чеханков.

Ознакомиться с результатами проекта и задать вопросы его участникам на Международном форуме архивистов Astana Archive Fest, который состоится 7-8 декабря во Дворце мира и согласия по адресу: г. Астана, проспект Тауелсиздик, д. 57.