В Ricoh рассказали, как взять под контроль печать в организации

Сегодня мы говорим о Японии и ее производителях как о символах качества. Японская компания Ricoh заявляет о себе не просто как о печатном бренде. Это производитель решений для различных сегментов бизнеса. На конференции «Решения Ricoh для вашего бизнеса», прошедшей в Алматы, компания представила заказчикам свои продукты, а также рассказала о возможностях организации и оптимизации процесса печати. Ключевой темой конференции стали возможности работы с документами — их печать, контроль за безопасностью, сканирование, распознавание и автоматический ввод в ERP системы.

«Цель мероприятия в том, чтобы рассказать, что мы не просто печатный бренд. Мы бренд, который создает и поставляет решения на рынок. Возможности, которые предоставляет наша печатная техника плюс программное обеспечение, намного больше, чем просто распечатать листок. И очень многие вопросы, которые сейчас есть у заказчиков, мы можем решить. Это касается электронного документооборота, управления печатью, организации киосков платной печати. Мы хотим сказать, что создаем те технологии, которые позволяют упростить жизнь. И об этом мы хотим сегодня рассказать», — отметила в своем вступительном слове Мадина Шекемова, национальный менеджер Ricoh по Казахстану.

Ricoh известна на рынке уже почти 100 лет. Компания была основана в 1936 году и сегодня присутствует на рынках 193 стран и регионов. Мировые продажи Ricoh составляют порядка 20,3 млрд евро, а около 900 млн евро инвестируется в научно-исследовательскую деятельность. Интересно, что компания начинала с производства бумаги, а сегодня занимается тем, что старается эту бумагу сохранить.

По данным аналитиков, порядка 16% всех печатных документов отправляется в корзину сразу же после печати, даже без прочтения. Это документы, которые отправлены на печать по ошибке. Задумывались ли вы, из чего состоит стоимость документа в рамках его жизненного цикла? Многие уверены, что стоимость документа — это только видимые издержки на его печать (аппаратные средства, расходные материалы, обслуживание и т. д.). А на самом деле они занимают лишь 15% от стоимости документа. Остальные затраты остаются в «тени». Это управление документооборотом, архивирование и хранение, IT-инфраструктура, время сотрудников. Если говорить о правильном использовании печатной инфраструктуры, компаниям необходимо автоматизировать те процессы, которые происходят вокруг документа в рамках его жизненного цикла. Наибольшую эффективность в сокращении издержек на документооборот можно достичь за счет влияния на остальные составляющие стоимости документов.

Ricoh разработала платформу Streamline NX, которая позволяет работать с документами эффективно и создавать комплексные программные среды, способные внутри предприятия решить массу задач. Платформа пришла на замену нескольким разрозненным программным продуктам. Она позволяет управлять не только печатной инфраструктурой, но и осуществлять аутентификацию пользователей, работать с мобильными устройствами, обрабатывать электронные документы и формировать отчеты.

Streamline NX помогает контролировать всю печатную инфраструктуру внутри предприятия, какова бы она ни была с точки зрения территориальной распределенности и даже с точки зрения того, оборудование каких печатных вендоров используется. Мониторинг возможен для любого печатного устройства. То есть, с помощью этой платформы можно консолидировать информацию о счетчиках печати, наличии тонера и бумаги.

Каждый бизнес видит необходимость организации печати в своем собственном ключе. Потребности и задачи у всех разные. Для кого-то важна автоматизация, для кого-то — простота работы с оборудованием. Но есть важный аспект, который объединяет все решения по организации печати. Компания Ricoh создала полноценную экосистему в области создания, управления и обеспечения безопасности документов. Технология безопасной печати, реализованная в Streamline NX, предусматривает шифрование всех заданий печати, контроль распечатываемых документов и даже контроль во время копирования.

«Ключевым вопросом остается безопасность. Пока компания с этим не столкнется, она думает, что все нормально. Но организации сталкиваются с тем, что случайно распечатанные конфиденциальные документы остаются в лотке принтера, их могут увидеть. Или конфиденциальный документ может уйти на печать не туда. Тогда и возникает понимание, что безопасность все же важна», — отмечают представители Ricoh.

Еще один сегмент, где решения Ricoh хорошо зарекомендовали себя — образовательные учреждения. Здесь Ricoh может предложить специальное решение по автоматизации тестирований TCGS. Оно позволяет проводить тестирования, автоматически обрабатывать ответы и формировать оценку результатов на основании проведенных тестов. На интерактивной презентации представители вендора показали в действии этот функционал. Гости мероприятия в ходе живой демонстрации смогли лично убедиться в удобстве решения. Помимо этого представители Ricoh показали, как можно автоматизировать ввод первичных документов, а также провести их быстрое сравнение. Эти задачи могут быть с легкостью выполнены в рамках платформы Streamline NX.

Если в нескольких словах описать все те преимущества, которые дает бизнесу Streamline NX, то можно выделить следующее:

— поддержка устройств сторонних производителей;
— продвинутые правила и политики печати
— быстрая инсталляция и простая интеграция;
— расширенные возможности сканирования;
— мобильное администрирование, сканирование и печать;
— генерация различных отчетов;

«К нам приходят компании с различными запросами, у каждой свои задачи, которые необходимо решить. Мы говорим о том, что наше программное обеспечение в комплексе способно закрыть многие потребности заказчика. Устройства и решения Ricoh нацелены на это», — подытожила Мадина Шекемова.