На кондитерской фабрике «Рахат» внедрен электронный архив

Компания «Этлас-Софт» успешно завершила проект по внедрению системы электронного архива документов в АО «Рахат». Летом 2015 года в компании «Рахат» было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива с целью ведения учета оригиналов документов, хранящихся в помещении архива. После проведения анализа ряда продуктов, представленных на российском рынке электронных архивов, руководством было принято решение о старте проекта внедрения системы электронного архива «Этлас». А использование дополнительной подсистемы архивного дела позволяет автоматизировать учет и выдачу хранимых на складе архивных бумажных документов, вести учет дел и контролировать их хранение на складе, управлять свободным местом на складе, автоматизировать работу со сдаточными описями и запросами на выдачу. Также подсистема предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д.) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, подсистема позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.

Как отмечают разработчики системы, в данном проекте было принято решение о формировании реестра описей дел, с указанием мест хранения оригиналов документов. В связи с тем, что на сегодняшний день у заказчика большой входящий поток архивных документов, передаваемый на хранение в архив по описям, остро встал вопрос о создании дополнительных механизмов автоматизации заведения этих описей в систему. Для решения данной задачи был создан механизм ускоренной регистрации описей, который позволил ускорить процесс регистрации описей в 12 раз.

После формирования структуры хранения описей и дел в электронном архиве специалисты компании «Этлас-Софт» предоставили заказчику систему, которая позволяет самостоятельно наполнять электронный архив документов скан-копиями оригиналов. После проведения тестовой эксплуатации система была передана заказчику в промышленную эксплуатацию.