На документообороте можно сэкономить тысячи долларов

Оборот компании Xerox Центральная Азия за первые шесть месяцев 2011 года увеличился более чем на 25%. Несмотря на рост объемов основного бизнеса, в компании делают ставку на новые продукты и услуги. И это — не цифровые печатные устройства, доля которых составляет основную часть бизнеса в Центральной Азии, а новое направление для рынка — услуги по оптимизации печатной инфраструктуры и технологический консалтинг. Именно об этом направлении рассказал глава представительства Xerox Центральная Азия Владимир Малеев.

– За первое полугодие компании удалось достичь неплохих результатов. И это — несмотря на то, что, как правило, наиболее успешным является второе полугодие. За счет чего удалось добиться таких результатов?

– На это было несколько причин, одна из которых, конечно, рост рынка самого по себе. Вторая причина, — соответствие наших продуктовых предложений текущему ощущениям и требованиям рынка. Третий фактор я охарактеризовал бы так — послекризисный период создал условия для возникновения новых, ранее не развитых или вообще не существовавших ниш на рынке. Это позволило нам открыть для себя новые сегменты, где ранее мы не претендовали на лидирующие позиции.

– Какие это сегменты?

– В большей степени, это — часть рынка, связанная с корпоративным сегментом, то есть офисами больших компаний. Сейчас компании по-другому начали смотреть на бизнес-процессы, связанные с документооборотом. Такие изменения произошли после кризиса, когда люди стали задумываться об оптимизации процессов и как следствие, — оптимизации своих расходов. Огромное количество руководителей заняты мыслями «… что еще можно усовершенствовать и оптимизировать не потеряв в качестве, но выиграв в цене?». Новые технологии, мысли, подходы заставляют людей смотреть на бизнес-процессы другими глазами, что приводит к поиску новых продуктов и решений.

– Что собой представляют новые продукты и решения от компании Xerox?

– Речь идет о пакете продуктов, платформой для которых является идеология внешнего управления бизнес-процессами, обеспечивающими производство документов в офисах наших заказчиков. Идея аутсорсинга не новая. Во многих странах она существует несколько десятков лет, а в бизнесе корпорации Xerox стоит на одном уровне с производством техники. Например, на рынке России эта услуга существует уже более 12 лет. В Казахстане о новом продукте мы начали говорить с 2010 года. Весь год мы изучали рынок, встречались с огромным количеством людей, смотрели, быть или нет быть этим продуктам на территории Центральной Азии, в частности, Казахстана. Мы провели определенную работу и сейчас пожинаем часть того, что заложили в прошлом году.

– Почему офисное решение, направленное на оптимизацию офисного документооборота, было решено внедрять на рынок Казахстана именно сейчас?

– Дело в том, что сама идеология передачи на аутсорсинг внутренних процессов связана с объемами бизнеса. Очевидно, что переводить на аутсорсинг офис в количестве 20 человек — вряд ли будет финансово эффективным шагом. Заказчик не сможет получить должной экономии. Другое дело — перевод на подобного рода платформу офиса численность 5–10 тыс. человек. На таких объемах финансовый эффект ощутим. И сейчас рынок Казахстана достаточно развит, чтобы внедрять такие решения.

– Сколько компаний в Казахстане пользуются этой услугой?

– На текущий момент полноценно этой услугой пользуется одна компания. Потенциал внедрения до конца года существует у не менее, чем десяти компаний. Дело в том, что такие проекты не могут внедряться очень быстро. Реализуя их, мы всегда применяем консалтинговый исследовательский подход. Для того, чтобы предоставить заказчику взвешенное и проанализированное предложение, требуется довольно долгий период. Чтобы правильно понять, сформулировать текущее состояние заказчика и предоставить решение, необходима очень серьезная исследовательская работа. Для этого проводятся инвентаризация, опросы непосредственных пользователей, изучение географии офисов и так далее. Существует очень много моментов, которые необходимо изучить и собрать воедино, чтобы ответить на два вопроса: что есть сейчас и что будет, когда мы займемся реализацией этого проекта? Соответственно, такие проекты с точки зрения реализации могут идти достаточно медленно. Обычно период от изучения до внедрения занимает 3–4 месяца.

– Какую можно получить экономию?

– В среднем, порядок экономии составляет 25%. Однако, у всех компаний по-разному. Цифра может изменяться как в большую, так и в меньшую сторону. Все зависит от текущего состояния дел на территории заказчика, от его желания максимально быстро получить экономию. Не каждый готов отказаться, к примеру, от своего печатающего устройства (принтера, копира или факса) , «…он не печатал 5 лет, и не будет печатать, просто стоит, и об этом все знают, но он нужен потому, что он «мой». Вот с этой идеологией очень тяжело бороться. Поэтому внедрение обычно занимает определенное количество времени.

– 25% для крупных компаний — это ощутимая цифра, но, сколько все-таки это в денежном выражении?

– Это — тысячи долларов. Среднестатистический офисный работник печатает порядка 500–600 страниц в месяц. Представьте себе, сколько печатается в крупных офисах, — миллионы страниц. Расходы могут составлять десятки тысяч долларов ежемесячно. Это не малые цифры. В них входит не только оборудование — это и расходные материалы, и запасные части, и сервисное обслуживание, и зарплаты, которые платятся сотрудникам заказчика для поддержания процесса печати. Они, конечно, несопоставимы с расходами, связанными с ведением основного бизнеса, но все же ощутимы.

– Для каких отраслей и компаний могут быть интересны ваши предложения?

– Как правило, эти решения интересны для компаний с большим документооборотом и большим количеством людей в бэк-офисах — это, к примеру: банки, пенсионные фонды, страховые компании, телеком, крупные предприятия в горнорудной и нефтеперерабатывающей отраслях.

– Вы долгое время работали в России, где, на ваш взгляд, компании более заинтересованы?

– Я бы не сказал, что компании сидят и не хотят ничего экономить. На мой взгляд, ранее, крупные компании не акцентировали внимание на этих статьях расходов. Как правило, все эти расходы обычно существуют не в одном месте, а в совершенно разных департаментах. Поэтому полноценной картины, наверное, не видит никто, никто ее вместе не складывает, и никто об этом не задумывается. Приходя к заказчикам, я обычно задаю простой вопрос: «Вы знаете, сколько стоит у вас один напечатанный лист?». Не много людей оказываются готовы сразу ответить на этот вопрос.

Однако задуматься об оптимизации заставил кризис. Именно в этот момент все обратили внимание на вещи, связанные с документооборотом. Скорее всего, ранее данный вопрос предметно никто не изучал. Это и понятно: если бизнес занят разработкой тактических программ, кто будет отвлекаться на такие вещи? В этой ситуации мы, как никто, оказались кстати.

В процессе проведения своих исследований мы стараемся не отнимать у заказчика свободное время. Все, что нам надо, это получить доступ к информации: мы сами занимаемся ее исследованием, анализом, и, на основании полученных результатов — подготовкой предложения.

– Есть ли у вас в Казахстане конкуренты в этом сегменте?

– Идеология перевода на аутсорсинг печатной инфраструктуры появилась не вчера. Ее предлагают практически все компании, производящие цифровое печатное оборудование. Все двигаются в этом направлении. Для нас, в частности, это — наиболее приоритетная задача, чем, может быть, для всех остальных.

– На данный момент основным бизнесом в Казахстане для компании является все-таки производство печатной техники. В прошлом году рынок цифровой печати вырос в 1,5 раза; на ваш взгляд, с чем это связано? И как он будет развиваться в ближайшее время?

– Он и дальше будет развиваться. Связано это с тем, что рынок стал восстанавливаться. Начала расти бизнес-активность, появились заказы, увеличились объемы. Если говорить о нас, то, помимо увеличения объемов, мы ощущаем изменение требований к качеству. Заказчики все больше и больше обращают внимание на качество произведенных документов. Это свидетельствует о некоем новом отношении к ведению бизнеса со стороны наших заказчиков. Повышенные требования к качеству неотъемлемо влекут за собой необходимость использования новых, инновационных технологий и инструментов ведения бизнеса.

– Как вы можете оценить развитие Казахстана относительно стран СНГ?

– С точки зрения компании Xerox, Центрально-азиатский регион развивается очень бурно. Это — один из наиболее активно развивающихся на территории Евразии регионов. И эта динамика развития рынка в Казахстане позволяет нам еще более активно подходить к формированию предложений различных бизнес-решений для заказчиков различных отраслей.