В чем польза перехода на электронный документооборот?

Это может быть очевидно: чем раньше вы переведете бумажный документ в электронный, тем быстрее, аккуратнее и экономичнее станут ваши бизнес-процессы. В наше время информация поступает в организации из различных источников, в различных форматах и в любое время благодаря повседневному использованию смартфонов, планшетов и облачных приложений. При этом уровень ожиданий клиентов растет, требуя привычного уровня сервиса и быстрого отклика на их запросы, — любая задержка или неудобства могут вызвать потерю клиентов.

По данным PWC и Gartner Research

Такая тенденция оказывает большое влияние на бизнес. И чтобы ей соответствовать, компаниям необходимо разработать стратегию, при которой информация будет доступна в электронном виде и может быть предоставлена по требованию. Популярная в прошлом система децентрализованного хранения документов была связана с ограничением пропускной способности сетей, IT-инфраструктуры и связанных с этим затрат. В наше время IT-индустрия продвинулась вперед и компании могут адаптировать свои системы и методологии под нужды потребителей, избегая оттока клиентов.

Хорошая новость состоит в том, что сегодня на рынке есть множество вариантов для оцифровки документов, начиная от простых USB-сканеров и заканчивая сетевыми и мобильными сканерами, многофункциональными устройствами и даже смартфонами и планшетами. Сложность в том, что процесс оцифровки отличается от простого фотографирования документов.

По данным PWC и Gartner Research

Прежде чем приступать к процессу оцифровки документов, важно учесть ряд факторов, таких как простота использования устройств оцифровки, качество изображений, размер устройств, функции шифрования, простота подключения и общая стоимость владения:

• Компактные размеры — документ-сканеры небольшого размера легко расположить на рабочем столе или стойке ресепшена.
• Простота пользования — для управления устройством не требуется обучать персонал, однокнопочное выполнение функций, наличие большого экрана.
• Функции шифрования — возможность ограничить доступ к устройству, зашифровывать отсканированные документы, не оставлять отсканированные файлы внутри сканнера.
• Качество изображений — создание достаточно высококачественных изображений при сканировании для распознавания документов и изъятия данных методом оптического распознавания символов.
• Форматы бумаги — возможность сканировать документы различного размера, включая удостоверения личности и чеки.
• Низкая стоимость владения — централизованное управления всеми устройствами, снижающее стоимость обслуживания и развертки устройств на местах, удаленное управление устройством для обновления программного обеспечения, облачные функции.
• Индивидуальная настройка и интеграция — возможность настроить пользовательский интерфейс аппаратов, разрабатывать и программировать собственный набор функционала.

В данный момент широко распространяется тенденция использовать смартфоны и планшеты как устройства захвата изображения, но качество таких изображений и скорость обработки не подходит для обработки большого количества данных. В то же время специализированные документ-сканеры могут быть выбраны с учетом вышеперечисленных факторов, под конкретные бизнес-задачи.

Решения Canon помогут перевести бизнес на качественно новый уровень — устройства сканирования из модельного ряда imageFORMULA удовлетворят любые потребности, способны обеспечить производительность и экономически эффективное управление выводом документов. Мобильные и удаленные работники, а также сотрудники офисов и предприятий розничной торговли могут сканировать документы напрямую на устройства Apple iOS и незамедлительно отправлять их в облачные приложения.

Свяжитесь с Представительством Canon CEE GmbH в Республике Казахастан, чтобы получить больше информации по теме документ-сканеров во время личной встречи или обратитесь к партнерам компании.