Как адаптировать офис под гибридный формат работы

Начиная с 2020 года бизнес массово переходил в онлайн. Толчок глобальной цифровизации дала пандемия COVID-19 и режим самоизоляции. После того, как пандемия пошла на спад, компании стали постепенно возвращать своих сотрудников в офисы. Однако, оказалось, что многие после длительного пребывания на удаленке уже не воспринимают офисный формат как наиболее комфортный и продуктивный способ работы.

Одним из решений, которые позволяют сочетать преимущества обоих форматов, является гибридный офис. Обычно под этим понимают такое соотношение удаленной и офисной работы, при котором треть и более сотрудников компании работают вне офиса. Logitech совместно с КРОК проводили исследование новых реалий цифрового взаимодействия. Более половины его участников полагают, что онлайн-взаимодействие — это новая реальность, в которой они органично живут и работают.

При такой схеме важной задачей для компании становится обеспечение качественного пользовательского опыта и комфортных коммуникаций всем работникам, где бы они ни находились. Как правило, для этого нужно модернизировать существующую или разворачивать новую ИТ-инфраструктуру. О том, как это сделать и адаптировать существующий офис под гибридный формат, рассказываем в этой статье.

Шаг 1. Проводим аудит имеющихся ресурсов

В первую очередь необходимо выяснить, какие помещения есть в распоряжении компании. Подойдут ли они для модификации в пространства коллективного доступа и совместной работы.

Нужно оценить подходит ли конкретное помещение для комфортного и безопасного взаимодействия распределенных команд. Понять, позволяют ли существующие интерьерные решения развернуть необходимую для гибридного офиса ИТ-инфраструктуру. Например, хватит ли высоты потолка для установки потолочных массивов микрофонов. В каком состоянии находится звукоизоляция и освещение. Можно ли будет без сложностей в имеющейся архитектуре переместить существующее оборудование в помещения для гибридной работы?

Второй важный момент — ревизия существующей ИТ-инфраструктуры, и особенно ее коммуникационной составляющей. Полученные данные необходимо тщательно проанализировать и определить точки роста, которые нужно развивать в первую очередь для создания рабочих пространств нового формата.

Если у компании был опыт работы с системами ВКС, необходимо оценить и понять, как будет происходить их масштабирование и апгрейд. Это поможет дальше сориентироваться, какое оборудование нужно установить и настроить дополнительно, потребуются ли дополнительные ВКС-серверы и т. д.

Если же ВКС будут внедряться впервые, то здесь надо провести большую подготовительную работу. Определить требования к каналам связи, терминальному оборудованию и софту.

Шаг 2. Готовим стратегию

Опираясь на полученные сведения, на этом этапе готовят пошаговую стратегию по переходу на гибридный формат работы. Целью такой стратегии является создание единой комфортной коммуникационной среды для всех сотрудников, работающих как в офисе, так и за его пределами. Такая среда должна обеспечивать простое и максимально продуктивное общение между коллегами.

Требования сотрудников к качеству и удобству видео-конференц-связи растут. Сегодня участники онлайн или гибридных встреч ожидают картинку высокого разрешения и чистый звук без помех. Это стимулирует производителей ВКС-систем добавлять новые функции и внедрять в свои решения передовые технологии.

Чтобы разработать пошаговую стратегию внедрения гибридного офиса, необходимо ответить на ряд вопросов: сколько закрепленных рабочих мест планируется, сколько человек будет единовременно присутствовать в офисе, что нужно сделать для обеспечения удаленных доступов и видеосвязи, какие решения по ИБ нужно внедрить и т. д.  

После того как компания определит свои потребности, например, это будет фокус на проведении вебинаров или бесшовном подключении любого сотрудника к онлайн-встречам, необходимо подобрать набор соответствующих инструментов и программного обеспечения. После чего готовится план для модификации соответствующей ИТ-инфраструктуры.

Компании ЭТМ нужно было оснастить зал совещаний, переговорные комнаты и конференц-зал оборудованием для проведения онлайн-конференций. Организация уже использовала в работе ВКС, но необходимо было провести их апгрейд и масштабирование. Подготовить помещения для совещаний и продумать возможности для развертывания в них мультимедийных систем для удобного проведения онлайн-конференций. Главным требованием была простота использования ВКС-оборудования и его доступность всем сотрудникам, работающим как в офисе, так и удаленно.

Специалисты интегратора, группы компаний NBCom Group, выбрали для реализации соответствующие линейки оборудования Logitech и помогли развернуть единую инфраструктуру во всей организации для бесшовной работы сотрудников в гибридном формате. После реализации проекта заказчик получил функциональную и удобную систему для проведения видеоконференций в зале совещаний, переговорных комнатах и конференц-зале нового офиса. Установленное оборудование позволяет использовать приложения для онлайн-конференций от любых вендоров.

Шаг 3. Модернизируем ИТ-инфраструктуру

Классический формат офиса сегодня значительно изменился, появились новые формы. Например, корпоративный коворкинг или загородные сателлитные офисы. Они так или иначе способствуют созданию комфортной рабочей атмосферы для всех сотрудников, независимо от того, находятся ли они в офисе или за его пределами.

Для того, чтобы адаптировать пространство под гибридный формат работы необходимо обеспечить всех работников определенными условиями, а также технологическими, программными средствами для простого и эффективного общения.

Сегодня подобными решениями являются системы видео-конференц-связи. По данным исследования Logitech и НАФИ сегодня, 79% компаний используют в своих офисах комплексные ВКС-решения для конференц-залов, в том числе конференц-камеры и видеобары, 33% используют спикерфоны.

Для работы в рамках гибридного офиса эти решения должны быть простыми, интегрироваться с популярными цифровыми сервисами, легко настраиваться и управляться без привлечения ИТ-специалистов.

Ведущие вендоры создают коммуникационные инструменты, разработанные с учетом специфики гибридной рабочей среды. В первую очередь такое оборудование должно быстро разворачиваться в любых помещениях. Также оно должно легко настраиваться обычными пользователями без специальной подготовки и быть простым в обслуживании. Кроме того, обеспечивать равный доступ к коммуникациям сотрудникам, работающим как в офисе, так и вне его. Всё это органично дополняет линейка решений Logitech для персонального использования: веб-камеры и гарнитуры.

Важно учитывать и размер помещений, в которых разворачивают ВКС-системы. Для небольших, средних и масштабных пространств ИТ-инфраструктура и набор оборудования будет значительно различаться. Например, у компании Logitech есть соответствующие линейки под каждый формат помещения.

Для маленьких переговорных выпускается решение Rally Bar Mini. Это устройство, работающее по принципу «все-в-одном», когда достаточно лишь подключить какую-то периферию для обеспечения его функционирования. Девайс поддерживает интеграцию со всеми популярными платформенными решениями для коммуникации, что очень удобно. Видеобар оснащен камерой с разрешением 4К и функцией интеллектуального анализа помещений, что позволяет транслировать четкую картинку даже в условиях недостаточного освещения. Продуманная система кабель-менеджмента позволяет избежать массы спутанных проводов, что особенно важно в условиях небольших переговорных.

Для помещений средних размеров оптимально применение Rally Bar, подходящее для переговорок на 8-12 человек. Преимущество этого видеобара — это компоновка нескольких устройств в варианте «все-в-одном», которая позволяет быстро его подключить и запустить видеоконференцию даже неопытным пользователям.

Для больших пространств предназначена система Rally Plus, основанная на модульном принципе. Можно собирать индивидуальные решения для конкретного помещения, выбирая необходимые блоки оборудования: высококачественные камеры, микрофонные массивы, колонки, спикерфоны и т. д.

Акустическая система имеет модульную структуру и может собираться в зависимости от задач и условий конкретного помещения. Возможность крепить микрофоны на потолке обеспечивает большую гибкость при развертывании решений в переговорных-трансформерах.

Шаг 4. Настраиваем коммуникации по-новому

Гибридный формат предполагает, что сотрудники могут подключаться к онлайн-встречам из любого удобного им места. При этом удаленные участники совещаний должны получать такой же качественный пользовательский опыт, как и присутствующие в офисе. Поддерживать высокие стандарты коммуникаций как в офлайне, так и в онлайне помогают такие сопутствующие решения, как контент-камеры, планировщики.

Например, вайтборд-камера Logitech Scribe позволяет транслировать содержание презентаций с любых маркерных досок. Люди, присутствующие на встрече удаленно получают такую же возможность, как и участники совещания в офисе, видеть и изучать сопутствующий графический и текстовый контент.

На сегодняшний момент очевидно, что гибридный офис — не временное явление, а тренд, который с нами надолго. По данным глобального исследования Microsoft’s 2022 Work Trend Index, сегодня доля гибридной работы возросла до 38%, а половина всех сотрудников рассмотрит возможность перехода на этот формат в 2023 году.

Рынок отвечает на эту тенденцию и предлагает бизнесу широкий спектр ИТ-решений для быстрой адаптации к гибридному формату работы. Ключевые из них — это сервисы и софт для коммуникаций, в первую очередь высокотехнологичные ВКС-платформы. Качество и доступность видео-конференц-связи для всех сотрудников, независимо от того, находятся ли они в контуре компании или за его пределами — важнейшее требование, которое сегодня предъявляют компании к ВКС-решениям, используемым в гибридных офисах.