Управление документами не должно быть черной дырой

Компания Canon, один из лидеров в области решений для визуализации, провела исследование о тенденциях в сфере офисной работы, целью которого было определение влияния технологий обработки документов на быстрорастущих рынках Центральной и Восточной Европы, Евразии, Ближнего Востока и Африки. Всесторонний опрос 1000 лиц, ответственных за принятие бизнес-решений, и конечных пользователей в 10 ключевых странах, показал наличие тенденции к преобразованию в цифровую форму и быстрому технологическому развитию. В то же время, по результатам исследования также установлено, что большинство предприятий имеет неправильное представление о затратах на печать. Другой важный вывод — информационная безопасность является основным требованием и предметом постоянного внимания, а также значительным фактором при принятии решений о внедрении технологий для всех отраслей промышленности и размеров предприятий на быстрорастущих рынках EMEA.

«Данное исследование четко показало, что технологии для печати и другой обработки документов в значительной степени являются основой существования бизнеса на всех динамичных и быстроменяющихся рынках, — прокомментировал Мэттью Райтон, Директор по продажам и маркетингу В2В на развивающихся рынках, Canon Europe. — Похоже, что такая тенденция сохранится в обозримом будущем, и наш отчет показывает, что быстрорастущие рынки лучше всего подходят для работы в условиях меняющегося ландшафта. Не обремененные устаревшими системами ИТ, такие рынки могут быть более гибкими и быстрыми при внедрении новых технологий, которые могут повысить эффективность и производительность».

Исследование выявило не только дополнительные преимущества, предлагаемые предприятиям технологиями обработки документов, но и некоторые сложности во всех регионах, в частности, связанные с затратами, безопасностью и новыми офисными технологиями:

— Соображения безопасности сдерживают распространение облачных решений и использование собственных устройств сотрудников (BYOD). 51% организаций в Казахстане считают целесообразным использование дистанционной печати, однако у 67% пока не было возможности опробовать ее. 64% организаций разрешают использовать BYOD, что намного больше по сравнению с другими странами региона.

— Казахстан является единственной страной в CEE (Центральная и Восточная Европа), в которой ожидается увеличение затрат на принтеры, сканеры и копировальные устройства, а также программное обеспечение в ближайшие три года (34% ожидают увеличения затрат). В других странах ожидается снижение таких расходов или поддержание их на том же уровне.

— Потеря важных печатных документов вызывает серьезную обеспокоенность у 49% компаний Казахстана, однако конечные пользователи обычно предпочитают держать печатные документы, а не сканировать их в цифровую форму для хранения.

— Как и другие компании Центральной и Восточной Европы, в Казахстане также предпочитают работать с бумажными, а не с электронными копиями документов. Здесь самый низкий процент людей, считающих сканирование «незаменимым» для своей организации (12% против 23% по всем странам). 43% документов оцифровываются, что ниже среднего показателя по CEE (50,7%). По сравнению с другими странами конечные пользователи в Казахстане в наименьшей степени согласны с тем, что документы высокого качества являются ключевым фактором успеха их организации.

«Технологии играют ведущую роль в формировании будущего компаний на быстрорастущих рынках, — продолжил Мэттью Райтон. — Переход к цифровой форме предлагает предприятиям множество преимуществ, но не распространяется на постоянно растущий поток информации, которую предприятия должны защищать и обрабатывать при оптимальных затратах. Тенденция, показанная в отчете, означает, что можно более эффективно решать уникальные проблемные моменты каждого региона и повышать уровень информированности для оказания поддержки рынкам в использовании нужных технологий, направленных на улучшение офисных процессов».

В то же время, у предприятий на быстрорастущих рынках нет эффективно работающих способов для измерения расходов, — как правило, у них низкий уровень осведомленности и понимания затрат на печать. По данным отчета, многие предприятия используют базовые меры, например, ограничение доступа к принтеру и ограничение бюджета расходных материалов в целях контроля затрат на печать. При этом:

— 42% предприятий никак не отслеживают затраты на печать;

— 63% лиц, принимающих решения, не имеют четкого представления о затратах на печать;

— 24% не знают, есть ли в их организации решение в области управления документооборотом;

— 28% лиц, принимающих решения, рассматривают решение в области управления документооборотом;

— 30% конечных пользователей не знают, что представляют собой решения в области управления документооборотом.

Однако динамичное расширение предприятий во всех регионах привело к повышению внимания к печати: в настоящее время 37% компаний расходуют до 10% своего бюджета на печать, копирование и сканирование. На вопрос «повысился ли их уровень понимания затрат на печать» только 22% респондентов выбрали ответ «полностью согласен».

Количество предприятий, пользующихся усовершенствованными решениями в области управления печатью, например, услугами по управлению документооборотом, на данный момент минимальное: 24% на уровне компании, 16% на уровне отделов и 9% на уровне конечных пользователей. Но результаты также показали, что лица, принимающие решения, на всех рынках сильно заинтересованы во внедрении процессов для улучшения понимания и систематизации затрат на печать, при этом 28% респондентов в целом рассматривают услуги по управлению документооборотом, а 27% заявляют о повышении расходов в будущем.

Казахстан занимает второе место по росту объема печати и копирования в регионе, но только 47% компаний измеряют затраты на печать. К тому же, здесь самый высокий процент организаций, пользующихся услугами заправки картриджей. У многих пользователей есть опасения в отношении подделки или «серого» импорта — некоторые картриджи, купленные как оригинальные, оказываются поддельными, что ведет к аннулированию соглашений об услугах и сокращению срока службы техники.

В настоящее время в Казахстане 16% опрошенных предприятий пользуются Услугами управляемой печати, только 8% рассматривают применение таких решений в будущем, а 57% в меньшей степени осведомлены о возможных преимуществах. Организации Казахстана вероятнее всего полностью или частично передадут свои запросы по печати третьим сторонам, так как 60% лиц, принимающих решения, ответили, что они уже передают такие запросы сторонним исполнителям (это почти вдвое больше, чем в других обследованных странах Центральной и Восточной Европы, — Хорватия, Румыния, Словения).

Кроме того, по данным отчета, в Казахстане:

— 43% всех обрабатываемых в офисе документов оцифровываются;

— 53% офисных сотрудников сканируют сегодня больше документов, чем три года назад;

— 60% офисных сотрудников печатают сегодня больше документов, чем три года назад;

— 51% лиц, принимающих решения, полностью осведомлены о затратах на печать и копирование одной страницы.

«Очевидно, что быстрорастущие рынки ищут решения, которые облегчат управление и понимание затрат на печать,- говорит Мэттью Райтон. — Наше исследование показывает, что в настоящее время печать в данных регионах представляет собой скрытые издержки, которые могут привести к более широким проблемам ведения бизнеса. Таким образом, поддержка компаний на рынках имеет решающее значение; необходимо оказывать помощь руководителям предприятий при принятии решений в отношении того, как наиболее эффективно осуществлять управление стратегией печати, снизить затраты на печать и как следствие улучшить управление затратами предприятия».

Также результаты исследования показали, что на быстрорастущих рынках лица, принимающие решения, тратят все больше времени и средств на совершенствование методов обращения с данными и документами в ходе своей работы, при этом 79% согласны с тем, что технологии играют важнейшую роль в обеспечении безопасности документов. Результаты показали, что облако является признанным важным механизмом быстрорастущих рынков для расширения мировой торговли, стимулирования создания рабочих мест и сокращения препятствий на пути к новым продуктам и бизнес-моделям. По данным исследования, лица, принимающие решения, знают об облачных решениях, которые могут оказать им поддержку при управлении документооборотом, и прекрасно понимают сопутствующие преимущества. Однако существует множество опасений относительно безопасности при обработке и обращении с документами, особенно через облачные сервисы. Более 50% руководителей предприятий в качестве предмета постоянной обеспокоенности назвали потерю печатных копий важных документов наряду с утратой устройств, авторизацией данных, а также угрозами вирусов и взломов. В качестве наиболее распространенных препятствий при работе с использованием собственных устройств (BYOD) были названы последствия для безопасности и отвлечение внимания сотрудников; ответ был отмечен во всех обследованных регионах.

По данным отчета, из числа рассмотренных регионов Казахстан в наибольшей степени стремится охватить и извлечь пользу из безопасности, обеспечиваемой новыми технологиями. Заключения показывают, что 64% предприятий Казахстана активно поощряют использование BYOD на рабочих местах, при этом в регионе сотрудники привлекаются к использованию личных устройств в рабочих целях, что существенно повышает деловую и рабочую гибкость. 51% респондентов считает оправданным использование удаленной печати.

Широко практикуется работа из дома, по крайней мере, частично, — при этом 53% работают так в Казахстане (против 52% по всем странам). Обнадеживает то, что при сопутствующих последствиях для безопасности значительная доля (70%) руководителей предприятий Казахстана согласны с тем, что технологии позволяют им работать в защищенной среде, что служит основой экономического обоснования для офисных технологий, позволяющих сотрудникам работать быстрее и из различных мест. 49% беспокоятся о потере важных документов, которые они распечатывают; но на вопрос о новых возможностях и офисных технологиях только 21% руководителей предприятий ответили, что склонны считать повышение безопасности очень значимым фактором.

«Предприятия признают, что технологии играют ведущую роль в обеспечении безопасности, но сталкиваются с трудностями при их применении, — говорит Мэттью Райтон. — У регионов, включенных в данное исследование, есть возможность использовать современные технологии для повышения безопасности, так как они в наименьшей степени обременены устаревшими системами ИТ, которые преобладают на других рынках. Следующий шаг состоит в устранении препятствий на пути к внедрению технологий и оказанию поддержки предприятиям всех размеров в повышении безопасности, в частности, в безопасном использовании облачных технологий и BYOD в своих интересах».