На пути в Цифровой Казахстан без бумаги

В Казахстане в декабре 2017 года была утверждена Государственная Программа «Цифровой Казахстан», призванная повысить производительность труда и, соответственно, конкурентоспособность страны посредством внедрения современных информационных технологий. Очень модная на сегодняшний день тема, однако далеко не каждому предпринимателю понятно как и с какой стороны к ней подойти и с чего начать. В этой статье мы рассмотрим практический опыт перевода внешней корреспонденции АО «ЕРЦБ» в электронный формат и оценим результаты такого эксперимента.

Ситуация в этой области на текущий момент

Ежегодно в Казахстане только официальная переписка составляет около 80 млн документов, не считая договоров, сопровождающих их документов, счетов и др. Более 99,8% документов в настоящее время представлено в бумажном виде. Это исторически сложившийся способ взаимодействия, и сегодня им пользуются практически все компании Казахстана. К основным недостаткам «бумажного» способа пересылки можно отнести финансовые затраты на закуп, печать, доставку и хранение документов, возможную потерю, длительный поиск необходимой информации, а также длительное время доставки. И все это имеет место быть в 21 веке — при повсеместном распространении электронной почты и различных мессенджеров.

Возможен ли перевод внешней корреспонденции в электронный формат с сохранением юридической значимости отправленных и полученных документов? Ведь это позволило бы значительно сократить или вовсе исключить ненужные затраты, указанные выше. Но наибольший эффект дало бы увеличение производительности бизнеса за счет сокращения времени доставки документов и писем до нескольких минут, и не важно кому — соседу по улице или адресату в другом конце страны. Опытом перевода внешней переписки со своими клиентами в электронный формат делится АО «Единый регистратор ценных бумаг» (ЕРЦБ).

ЕРЦБ является 100% дочерней организацией Национального банка РК и единственной организацией в Казахстане, осуществляющей деятельность по ведению системы реестров держателей ценных бумаг. Все эмитенты и держатели ценных бумаг, физические и юридические лица, пользуются услугами ЕРЦБ для совершения сделок и других операций с ценными бумагами.

На сегодня ЕРЦБ обслуживает более 1,5 миллионов физических лиц и более 7000 юридических лиц. Формирование, ведение и хранение реестра держателей ценных бумаг для такого количества клиентов сопряжено со многими трудностями. В первую очередь, это создание и печать огромного количества документов, а также необходимость их своевременной доставки клиентам, которые могут проживать по всему Казахстану, включая небольшие города и сельскую местность в географически удаленных регионах. За 2017 год ЕРЦБ провел более 75 000 бумажных операций и более 15 000 сделок. На сегодняшний день ЕРЦБ накопил около 6 000 000 листов документов, которые находятся в архивохранилище, что приводит к дополнительным рискам и затратам на хранение документов.

Учитывая все эти факторы, ЕРЦБ в 2017 году принял решение по автоматизации и переводу в электронный формат основных ресурсозатратных процессов компании и организации нового канала взаимодействия с клиентами в электронном виде юридически-значимым способом. Для достижения поставленной цели был выбран сервис «Казахстанский обмен электронными документами DOC24.kz», об использовании которого ЕРЦБ объявил в ноябре 2017 года.

Чем закончилось внедрение проекта? Повысилась ли производительность компании? Какая экономия получилась и удовлетворены ли результатом сотрудники и руководство? На эти и другие вопросы ответил Михаил Гришко, заместитель председателя правления АО «Единый регистратор ценных бумаг».

— Михаил, возможна ли организация легитимного обмена документами в электронном виде в Казахстане?

— Мы глубоко изучили этот вопрос перед началом проекта. Не хотелось бы провести столько работы, а потом получить документы, которые не были бы юридически-значимыми и их нельзя было бы использовать. Существующая нормативно-правовая база РК позволяет организовать обмен электронными документами юридически-значимым способом с использованием электронной цифровой подписи Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан (ЭЦП НУЦ РК).

Легитимность ЭЦП подтверждается в соответствии с пунктом 1 статьи 7 закона РК от 07.01.2003 № 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». В нем отмечается, что «электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе».

— Что даст компании переход на электронный формат обмена документами? Какой эффект вы ожидаете?

— Мы проанализировали наши основные бизнес-процессы. Подавляющее большинство из них связано с осуществлением переписки с нашими клиентами. Причем вся переписка осуществляется в бумажном виде, а доставка происходит через АО «Казпочта». В 2017 году мы провели более 75 000 бумажных операций, на которые было потрачено в среднем около 60 000 человекочасов. Значительная часть финансовых затрат при бумажном обмене документами идет на расходные материалы: печать документов, курьерские и почтовые услуги, последующее хранение и поиск документов.

Переход на электронный документооборот позволит значительно сократить эти затраты. Если при обычной доставке бумажных документов стоимость услуги составляет около 220 тенге, при курьерской — 800 тенге, то аналогичный процесс в электронном виде обходится в 2-3 раза дешевле и во много раз быстрее: доставка электронного документа исчисляется минутами, а то и секундами в режиме реального времени. При этом значительно ускоряется поиск необходимой информации, исключаются риски потери документов и огромные архивы бумаги, повышается прозрачность бизнес-процессов и увеличивается эффективность сотрудников компаний.

— Какими критериями руководствовалось ЕРЦБ при выборе поставщика сервиса?

— Первичным критерием при выборе поставщика было обеспечение возможности «запуска из коробки», то есть нужен был уже готовый и работающий сервис. Еще одним очень важным критерием являлась оценка профессионализма и успешная история проектов потенциального поставщика. У наших клиентов должно было быть доверие к нашему поставщику, также как и уверенность в надежности и стабильности работы. Еще одним критерием было наличие возможности работать с сервисом и отправлять документы любым нашим клиентам — и физическим, и юридическим лицам без каких-либо дополнительных требований к ним, в частности в сфере ИТ или программного обеспечения. Система должна была быть простой, легкой и работать через браузер.

По совокупности всех критериев «победителем» оказался Казахстанский центр обмена электронными документами DOC24.kz от отечественной компании-разработчика Documentolog. Надежность и профессионализм компании не вызывали сомнений, а простой и удобный интерфейс вкупе с широкими функциональными возможностями понравился нашим сотрудникам. В процессе внедрения компания смогла быстро доработать сервис под нас, и разделить операции с документами на два вида: операции по формированию документов и операции по их отправке. Таким образом, были минимизированы риски отправки пакета документов неверному получателю и осуществляется двойной контроль для исключения рисков раскрытия какой-либо коммерческой тайны.

— Как ЕРЦБ мотивировал контрагентов к переходу на обмен электронными документами?

— ЕРЦБ провел трудоемкую работу по изменению и переутверждению тарифов для мотивирования своих клиентов переходить в электронный формат обмена документами. В итоге стоимость обращения для клиентов, использующих сервис DOC24, в общей сложности дешевле на 20-30% чем стоимость при отправке документов традиционным бумажным способом.

Кроме того, если при получении информационных услуг в бумажном формате клиент платит за каждый лист документа, то в электронном виде осуществляется фиксированный платеж вне зависимости от количества листов. В связи с чем, по информационным операциям, где требуется пересылка больших документов, при сравнении бумажного и электронного способа доставки, преимущество на стороне последнего.

Следующим этапом было проведение информирования клиентов о преимуществах электронного взаимодействия. ЕРЦБ проводит работу по информированию клиентов о преимуществах и принципах работы сервиса DOC24 посредством Youtube-канала и специально разработанного раздела на сайте. Также информация о возможности обмена электронными документами содержится в рассылках, отчетных документах, колонтитулах и заголовках писем ЕРЦБ.

— Какие трудности возникают при переходе на безбумажный обмен документами?

— Основная трудность, с которой может столкнуться компания в данном случае — это консервативность клиентов. Оказалось, что не все клиенты ЕРЦБ готовы переходить на безбумажный внешний документооборот. Зачастую, это крупные компании, которые либо не оценивают данные затраты, либо считают отправку документов процессом, не предполагающим больших издержек. Поэтому они предпочитают продолжать пользоваться привычным способом, несмотря на очевидные и существенные преимущества новых технологий. Физические же лица, особенно старшая категория, до сих пор только открывают для себя работу с ЭЦП, и здесь им требуется помощь и подробные консультации. Несмотря на это, мы надеемся, что со временем все категории наших клиентов оценят преимущества работы в электронном формате.

— Какие результаты были достигнуты по итогам пяти месяцев использования сервиса DOC24? Как их оценивает компания?

— В течение первых двух месяцев к сервису было подключено более 250 контрагентов, было отправлено свыше 700 пакетов документов. На текущий момент к сервису КЦОЭД DOC24 подключено порядка 500 контрагентов ЕРЦБ. Это пока еще капля в море, но ведь проект только запущен.

Одним из главных плюсов использования сервиса DOC24 является значительное снижение как прямых, так и косвенных расходов компании. Раньше организация брала на себя субсидирование расходов по пересылке документов клиентам, а клиенты платили только за услуги, предоставляемые ЕРЦБ. В связи с чем, компания несла значительные затраты, которые сейчас сокращены. Мы пока не готовы назвать эффект от сокращения времени доставки писем и времени их обработки, но однозначно он имеется, и с ростом количества подключенных клиентов он будет только расти. Процесс подключения клиентов еще не завершен и только набирает свои обороты, поэтому ЕРЦБ продолжает вести работы по привлечению контрагентов к обмену электронными документами, ожидая следующей волны новых подключившихся.

Мы оцениваем кейс как крайне положительный. Удаленные клиенты, с которыми мы имели наибольший документооборот, перешли на использование данного сервиса и дали положительную обратную связь. Это способ, который не предполагает единовременных капитальных затрат, и который мы проверили на практике. Поэтому у нас есть понимание в какую сторону нам необходимо развиваться в дальнейшем.

Мы также попросили прокомментировать перспективы и текущие тренды в этом направлении Байжана Канафина, генерального директора ТОО «Documentolog», запустившего сервис КЦОЭД DOC24.

— Байжан, расскажите о сервисе и о проекте ЕРЦБ.

— АО «Единый регистратор ценных бумаг» является очень успешным проектом. Благодаря проактивному руководству компании, хорошо понимающего свои бизнес-процессы, мы смогли принести им реальный эффект, который может быть выражен в денежном эквиваленте.

В настоящее время к сервису подключены более 700 компаний и более 3000 физических лиц, среди них такие компании, как АО «Самрук-Казына», АО «НУХ «Казагро», АО «НУХ «Байтерек», НПП «Атамекен», НАО «Правительство для граждан», АО «Казахтелеком», АО «Казпочта» и многие другие. С этими компаниями уже сейчас можно переписываться в электронном виде юридически-значимым способом. Достаточно просто зарегистрироваться на сайте Doc24.kz. Особенно это удобно тем компаниям, которые ведут бизнес с ними.

В 2017 году мы прошли аттестацию на соответствие требованиям информационной безопасности и в ближайшее время подключим КЦОЭД DOC24 к внешнему шлюзу электронного правительства. Это позволит всем пользователям сервиса осуществлять переписку в электронном виде юридически-значимым способом с государственными органами, такими как министерства и акиматы.

— Какие перспективы вы видите в дальнейшем?

— Мы продолжаем развивать функциональные возможности сервиса, будем стремиться, чтобы пользователь DOC24 мог стать эффективнее в работе и через один интерфейс отправлять/получать любые документы, акты/счета-фактуры, подписывать договора, и просто удобно вести бизнес.

Мы понимаем, что это новый вид взаимодействия, и требуется определенное время, прежде чем выгоды от использования сервиса станут сильнее повседневной инертности. Поэтому мы готовы предложить читателям портала Profit.kz уже сейчас попробовать возможности сервиса и даем отправку 20 писем бесплатно при регистрации до 25 июня 2018 года с указанием промокода PROFIT2506.