В режиме электронного диалога

Высокий темп индустриально-инновационного развития суверенного Казахстана требует значительных перемен в различных сферах, в том числе и в государственном управлении. Устойчивая тенденция роста объемов информации, необходимых для принятия управленческих решений, особенно в госорганах, создала предпосылки для принятия кардинальных мер для повышения уровня управленческого труда и внедрения информационных технологий в этой сфере.

Для решения задач автоматизации технологичных процессов подготовки, регистрации, структурирования, хранения, архивации, поиска, обработки, контроля доступа, выпуска и рассылки документов в рамках государственной программы формирования электронного правительства на 2005–2007 годы, утвержденной указом президента, была направлена реализация проекта по созданию Единой системы электронного документооборота государственных органов РК (ЕСЭДО). Цель проекта — повысить эффективность и прозрачность процессов делопроизводства госорганов.

Основные работы в ходе реализации проекта ЕСЭДО велись по пяти направлениям, направленным на формирование нормативно-правовой базы электронного документооборота, разработку программного обеспечения ЕСЭДО, обеспечение технических условий для его внедрения в госорганах, внедрение и администрирование ЕСЭДО в госорганах и обучение ему пользователей.

Результатами реализации проекта стали, в первую очередь, построение единой системы оперативного электронного документооборота государственного масштаба с применением электронной цифровой подписи, в рамках которой функционируют 77 подсистем ЕСЭДО, 64 из которых участвуют в межведомственном электронном документообороте. Во-вторых, четкая структуризация процессов делопроизводства в госорганах, приведение их к единому порядку. В-третьих, оптимизация работы госслужащих путем организации бесперебойного и эффективного доступа к документам, автоматизации рутинных операций по отслеживанию и поиску необходимой информации, формированию отчетов документооборота.

В итоге был создан механизм диалога гражданина и органов государственной власти посредством веб-портала электронного правительства, ЕСЭДО и Национального удостоверяющего центра для обеспечения возможности взаимодействия граждан с госорганами посредством электронных документов с применением электронно-цифровой подписи.

По словам председателя правления АО «Национальный инфокоммуникационный холдинг «Зерде» Адильбека Сарсенова, основные плюсы ЕСЭДО — ее оперативность и масштабность.

«Главное преимущество системы для каждого госслужащего — межведомственный характер ЕСЭДО, — считает глава нацхолдинга, — который позволяет оперативно обмениваться электронными документами и охватывает в целом масштабы республики».

Внедрение ЕСЭДО в госорганах велось в течение пяти лет. На сегодняшний день обучены более 8000 госслужащих. За шесть месяцев 2009 года процент электронных документов, направленных посредством Центра ЕСЭДО, подписанных электронно-цифровой подписью, составляет 94,32 процента от числа документов, подлежащих направлению госорганам-участникам ЕСЭДО.

Для определения эффективности использования ЕСЭДО проведено индикативное анкетирование госорганов об использовании документооборота для руководителей, сотрудников службы документационного обеспечения, госслужащих. Результаты анкетирования показали эффективность использования ЕСЭДО в ГО, так как 87 процентов респондентов, использующих ее, отметили, что с применением системы облегчился поиск документов по реквизитам, 86 процентов подтвердили, что вложенный электронный документ в базах данных ЕСЭДО облегчает работу.

Для повышения качества оказания услуг и централизованного управления запросами пользователей ЕСЭДО проводятся работы по поэтапному переходу услуг по его сопровождению на Service Desk — единую точку контакта по приему, классификации, регистрации и обработке запросов от пользователей.

Завершены работы по подключению к Центру ЕСЭДО систем электронного документооборота 16 местных исполнительных органов, таким образом, количество его участников увеличилось.

Внедрение электронного документооборота, как любой другой системы государственного масштаба, не обходилось без решения проблемных вопросов. На начальном этапе потребовалось наличие соответствующей технической базы в госорганах, необходимо было учитывать психоэмоциональный человеческий фактор. Немаловажное значение имели поддержка и понимание руководящего состава министерств и ведомств.

Сегодня можно смело заявить о том, что проект ЕСЭДО в Казахстане может послужить положительным примером и для других стран. Вместе с тем нельзя останавливаться на достигнутом, всегда есть место дальнейшему развитию и совершенствованию.